Nutzer mithilfe der CSV-Importfunktion hinzufügen

In diesem Artikel wird erklärt, wie Administratoren Nutzer mithilfe der CSV-Importfunktion hinzufügen und verwalten können. 

Per CSV-Import verfügbare Aktionen

Wenn du Administrator für ein Udemy for Business-Konto bist, kannst du mithilfe der CSV-Importfunktion viele Nutzer gleichzeitig managen. Mit dieser Funktion kannst du:

• Mehrere neue Nutzer auf einmal in dein Konto importieren
• Mehrere neue und bestehende Nutzer auf einmal zu Gruppen hinzufügen
• Die Rollen mehrerer Nutzer auf einmal ändern (z. B. von „Nutzer“ in „Administrator“)

Du kannst hier eine CSV-Beispieldatei herunterladen.

Nicht durchführbare Aktionen

Folgende Vorgänge können zurzeit nicht per CSV-Import durchgeführt werden:

• Namen eines Nutzers ändern
• Neue Gruppen anlegen
• Nutzer aus einer Gruppe entfernen
• Nutzer aus deinem Udemy for Business-Konto entfernen
• Nutzer, die zurzeit deaktiviert sind, reaktivieren

Falls du dir diese oder sonstige Udemy for Business-Funktionen wünschst, kontaktiere uns bitte.

Wichtiger Hinweis:

• Die CSV-Importfunktion steht Gruppenadministratoren nicht zur Verfügung.
• Die CSV-Vorlage ist zurzeit nur auf Englisch verfügbar.
• Die CSV-Datei muss im UTF-8-Format codiert sein (siehe unten).

So codierst du eine CSV-Datei im UTF-8-Format

In Microsoft Excel:

1. Wähle „Speichern unter“ > „Durchsuchen“. 
2. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld „Speichern unter“. Wähle als Dateityp „CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv)“. 
3. Klicke auf das Dropdown-Feld Tools und dann auf „Weboptionen“. Daraufhin öffnet sich das Fenster „Weboptionen“.
4.  Wähle auf dem Tab „Codierung“ die Option „UTF-8“.
5. Klicke auf „OK“ und speichere die Datei.

In Google Tabellen:

1. Klicke auf „Datei“ > „Herunterladen als“.
2. Wähle „Kommagetrennte Werte (.csv)“. 
3. Das Tabellenblatt wird nun im UTF-8-Format heruntergeladen.

Unternehmen, die SCIM (System for Cross-domain Identity Management) nutzen

Wenn in deinem Unternehmen SCIM verwendet wird, dann kannst du Nutzer und Gruppen, die von deinem Identitätsanbieter verwaltet werden, nicht per CSV-Import ändern. Über SCIM verwaltete Nutzer und Gruppen sind auf den Seiten unter „Nutzer verwalten“ durch ein kleines Link-Symbol neben ihrem Namen gekennzeichnet. Kontaktiere in diesem Fall dein IT-Team und bitte darum, dies über SCIM durchzuführen.

Du kannst per CSV-Import aber mit SCIM verwaltete Nutzer zu Gruppen zuzuweisen, die nicht mit SCIM verwaltet werden, und auch Nutzerrollen aktualisieren.

CSV-Import durchführen

So führst du den CSV-Import durch:

1. Melde dich bei deinem Udemy for Business-Konto an.
2. Wähle im Menü Verwalten oben im Bildschirm Nutzer verwalten.
3. Klicke rechts oben auf Nutzer einladen und dann auf Nutzer aus CSV-Datei importieren. Nun öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem du eine persönliche Nachricht eingeben und deine CSV-Datei hochladen kannst.
4. Sende die CSV-Datei ab. Weitere Informationen zur Formatierung findest du in den Häufig gestellten Fragen zur Formatierung einer CSV-Datei weiter unten.

Hinweis: Du kannst zu jeder importierten CSV-Datei eine Nachricht eingeben. Diese Nachricht kannst du in dem Fenster bearbeiten, in dem du die CSV-Datei absendest. Datei-Uploads sind auf 1 MB begrenzt.

CSV-Datei formatieren

In der CSV-Datei können die E-Mail-Adresse, die Rolle und die Gruppe(n) für Nutzer definiert werden. Es gibt einige Vorgaben, die die CSV-Datei erfüllen muss, damit sie hochgeladen werden kann.

• Die Kopfzeile der CSV-Datei muss die Einträge „email“ (E-Mail-Adresse), „role“ (Rolle), „groups“ (Gruppen) und „group admin for“ (Gruppenadministrator für) enthalten. 
• Die zulässigen Rollen, die du einem Nutzer zuweisen kannst, sind „user“ (Nutzer) und „admin“ (Administrator). Enterprise-Tarif-Nutzer können auch die Rolle „group admin“ (Gruppenadministrator) zuweisen (siehe unten).
• Leere Felder in der Spalte „role“ (Rolle) werden automatisch auf „user“ (Nutzer) gesetzt, wenn es sich um einen neuen Nutzer handelt. Wenn du die Spalte „role“ (Rolle) für bestehende Nutzer nicht ausfüllst, bleibt die Rolle unverändert, d. h., wenn der Nutzer Administrator ist, bleibt er Administrator.
• Die Spalten „groups“ (Gruppen) und „group admin for“ (Gruppenadministrator für) können leer bleiben.
• Die Spaltenüberschriften und die Rollen (z. B. „group admin“ oder „admin“) in der Spalte „role“ müssen auf Englisch eingegeben werden. Die Angaben in den anderen Zellen kannst du in jeder gewünschten Sprache eingeben. Beachte bitte, dass Gruppennamen in jeder gewünschten Sprache sein können, wobei sie aber dem Namen einer Gruppe entsprechen müssen, die im Konto deines Unternehmens vorhanden ist.

Gruppenformatierung (nur im Enterprise-Tarif)

• Wenn du Nutzern Gruppennamen zuweist, müssen diese Gruppennamen mit bestehenden Gruppennamen übereinstimmen, die du über die Nutzerverwaltungsfunktion bereits in deinem Udemy for Business-Konto eingerichtet hast.
• Wenn du Nutzern Gruppennamen zuweist, müssen diese Gruppennamen bereits in deinem Udemy for Business-Konto vorhanden sein.
• Die Spalten „groups“ (Gruppen) und „group admin for“ (Gruppenadministrator für) können leer bleiben.
• Den Besitzer des Kontos darfst du in der CSV-Datei aber nicht angeben, da du dann in einer Fehlermeldung darauf hingewiesen wirst, dass die Rolle des Besitzers nicht geändert werden kann. Wende dich bitte an den Support, falls du den Besitzer des Kontos ändern möchtest. 
• Wenn du eine E-Mail-Adresse hinzufügst, für die eine Einladung offen ist, ist dieser Nutzer bei der Benachrichtigung über einen erfolgreichen Upload nicht in der Anzahl neu hinzugefügter Nutzer enthalten, da er zuvor eingeladen wurde.
• Gruppennamen und E-Mail-Adressen dürfen Leerzeichen enthalten und die Groß-/Kleinschreibung muss nicht beachtet werden.
• Du kannst für jeden Nutzer mehrere Gruppennamen hinzufügen. Trenne die einzelnen Gruppennamen dann jeweils durch ein Semikolon („;“). Zwischen den Gruppennamen und dem Semikolon dürfen sich keine Leerzeichen befinden (z. B. Marketing;Vertrieb;Neueinstellungen).

email (E-Mail-Adresse)	role (Rolle)	groups (Gruppen)	group admin for (Gruppenadministrator für)
jane@example.com	admin (Administrator)	Führungskräfte
joe@example.com	user (Nutzer)	Marketing;Neueinstellungen
bob@example.com	group admin (Gruppenadministrator)	Vertrieb	Vertrieb

 

Nutzer zu Gruppen hinzufügen (nur im Enterprise-Tarif)

Wenn du in der Spalte „groups“ (Gruppen) deiner CSV-Datei Gruppennamen hinzufügst, kannst du Nutzer zu bestehenden Gruppen hinzufügen, die du im Bereich „Nutzerverwaltung“ deines Udemy for Business-Kontos konfiguriert hast. Dies funktioniert für neue Nutzer, für Nutzer, die du eingeladen hast, aber die sich noch nicht angemeldet haben, und für bestehende Nutzer in deinem Konto.

Die Gruppennamen in der CSV-Datei müssen genau mit den Gruppennamen in deinem Udemy for Business-Konto übereinstimmen. Du kannst einen Nutzer zu mehreren Gruppen hinzufügen, indem du in die Spalte „groups“ (Gruppen) mehrere, durch Semikolon („;“) getrennte Gruppennamen eingibst.

Die Entfernung von Nutzern aus Gruppen oder die Erstellung neuer Gruppen per CSV-Import ist derzeit nicht möglich.

Nutzerrollen ändern

Du kannst Administratorrechte gewähren bzw. entziehen, indem du in der Spalte „role“ (Rolle) deiner CSV-Datei entweder „user“ (Nutzer) oder „admin“ (Administrator) eingibst. Dies funktioniert für neue Nutzer, für Nutzer, die du eingeladen hast, aber die sich noch nicht angemeldet haben, und für bestehende Nutzer in deinem Konto.

Enterprise-Tarif-Nutzer können auch die Rolle „Gruppenadministrator“ (group admin) zuweisen.

Neue Nutzer in dein Konto einladen

Wenn du eine CSV-Datei mit neuen E-Mail-Adressen importierst, wird jede in der CSV-Datei aufgeführte Person per E-Mail in dein Udemy for Business-Konto eingeladen. Die E-Mail-Benachrichtigung kannst du ebenfalls in dem Fenster erstellen, in dem du die CSV-Datei hochlädst. Wichtiger Hinweis: Pro CSV-Datei-Upload kann nur eine Nachricht verwendet werden.

Die Entfernung von Nutzern oder Gruppen per CSV-Import ist derzeit nicht möglich.

E-Mail-Benachrichtigungen

An alle in der CSV-Datei enthaltenen neuen Nutzer, die dem Konto noch nicht beigetreten sind, wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet. Hinweis: An Nutzer, die dem Konto schon beigetreten sind, wird keine E-Mail-Benachrichtigung gesendet.

Wenn du zu einem späteren Zeitpunkt eine weitere CSV-Datei hochlädst, die die gleichen Nutzer enthält, erhalten die Nutzer, die sich noch nicht bei ihrem Udemy for Business-Konto angemeldet haben, eine weitere Einladung per E-Mail (nach erfolgreichem Abschluss des CSV-Imports).