• Nutzern mithilfe von genehmigten E-Mail-Domains eigenständigen Zugang zu Udemy for Business gewähren

    Du kannst deinen Nutzern auf zwei Arten Zugriff auf dein Udemy for Business-Konto gewähren: über SSO (Single Sign-On) und mithilfe von E-Mail-Einladungen, die von Administratoren bzw. Gruppenadministratoren versendet werden.

    Wenn in deinem Unternehmen E-Mail-Einladungen verwendet werden, ist der eigenständige Zugang eine weitere Option, die es deinen Nutzern ermöglicht, sich über deine Konto-Landing-Page (z. B. unternehmen.udemy.com) eigenständig eine Einladungs-E-Mail zusenden zu lassen, wenn sie eine vom Administrator festgelegte genehmigte/verifizierte E-Mail-Domain verwenden.

    Administratoren können unter Einstellungen auf der Seite Nutzerzugriff eine oder auch mehrere E-Mail-Domains angeben, von denen die Anmeldung für dein Udemy for Business-Konto erlaubt ist.

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    Hinweis: Diese Seite ist nur für den Besitzer und Administratoren (nicht für Gruppenadministratoren) zugänglich.

    Du kannst Nutzern und Gruppen im Unternehmen, die Zugriff erhalten sollen, die Landing-Page-URL deines Udemy for Business-Kontos bereitstellen (z. B. via Slack, E-Mail, Wiki oder Intranet) oder diesen Link einfach in deiner Lernplattform verfügbar machen.

    Wenn ein Nutzer (bzw. natürlich eine Nutzerin) deine Konto-Landing-Page-URL aufruft, kann er dort seine E-Mail-Adresse eingeben, um sich zu registrieren, sofern die eingegebene E-Mail-Adresse einer vom Administrator festgelegten genehmigten E-Mail-Domain entspricht.

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    Nach der Eingabe einer zulässigen E-Mail-Adresse wird dem Nutzer dann auf dem Bildschirm mitgeteilt, dass ihm eine E-Mail-Einladung gesendet wurde. Auf diese Weise wird die E-Mail-Adresse des Nutzers verifiziert.

    check_your_email.png
    Mit dem Versenden der Einladung wird dem Nutzer auch eine Lizenz reserviert, ähnlich wie bei einer offenen Einladung.

    Der Nutzer erhält die E-Mail-Einladung und klickt dann auf den darin enthaltenen Link. Damit öffnet er die Registrierungsseite, auf der er dann einfach seinen Namen und sein Passwort eingibt.

    Wenn die eingegebene E-Mail-Adresse nicht der genehmigten E-Mail-Domain entspricht, wird die folgende Meldung angezeigt und der Nutzer kann sich nicht registrieren.

     not_invited.png

    Falls keine Lizenzen verfügbar sind, wird der Nutzer mit der folgenden Meldung gebeten, sich an seinen Vorgesetzten oder die IT-Abteilung zu wenden.

    no_licenses.png

    Nutzer, die sich über genehmigte E-Mail-Domains registrieren, werden auf der Seite Nutzer verwalten unter Offene Einladungen aufgeführt, sind aber mit dem Zusatz „Über genehmigte E-Mail eingeladen“ gekennzeichnet.

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    Diese Funktion ist im Team- und im Enterprise-Tarif verfügbar, die Einrichtung von genehmigten E-Mail-Domains auf der Seite Nutzerzugriff ist aber nur für Besitzer und Administratoren (nicht für Gruppenadministratoren) zugänglich.

     

     

     

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  • So löschst du die personenbezogenen Daten eines Nutzers

    Wenn du die personenbezogenen Daten eines Nutzers aufgrund der DSGVO-Vorschriften (Datenschutz-Grundverordnung) oder ähnlichen Gründen endgültig löschen möchtest, kannst du dies nach der Deaktivierung dieses Nutzers vornehmen.

    Beim Löschen der personenbezogenen Daten von Nutzern werden diese Daten anonymisiert. Es bleibt jedoch eine Zusammenfassung der bisherigen Nutzung für die Berichterstellung erhalten, d. h., die Anzahl von Einschreibungen und Nutzungsminuten ist weiterhin in der Gesamtanzahl aller Einschreibungen und Nutzungsminuten des Unternehmens enthalten. Von diesen Daten aus ist jedoch keinerlei Rückschluss auf den Namen des Nutzers, auf Gruppen, denen der Nutzer angehört hat, oder auf Namen der Kurse, die der Nutzer belegt hat, möglich.

    Um die personenbezogenen Daten eines Nutzers dauerhaft löschen zu können, musst du zuerst anhand des Namens oder der E-Mail-Adresse nach dem entsprechenden Nutzer suchen. Wenn du den Nutzer ausgewählt hast, klickst du rechts neben seinem Eintrag auf das Aktionsmenü und befolgst dann die Anweisungen der Option Nutzer deaktivieren. Weitere Infos findest du hier.

    delete_user_pii.png

    Nachdem der Nutzer deaktiviert ist, rufst du erneut das Aktionsmenü rechts neben dem Eintrag des Nutzers auf und klickst auf die Option Personenbezogene Daten des Nutzers löschen. Nun werden Hinweise und Informationen zum Löschen der personenbezogenen Daten des Nutzers angezeigt und du musst das Kontrollkästchen aktivieren, mit dem du bestätigst, dass du alle Infos gelesen und verstanden hast.

    delete_pii.png

    Beim Löschen personenbezogener Daten werden alle Daten, mit denen der entsprechende Nutzer identifiziert werden könnte, gelöscht und alle in Udemy for Business vorhandenen Bezüge auf diesen Nutzer durch die Bezeichnung „Anonymisierter Nutzer“ ersetzt.

    Die Gesamtanzahl von Nutzern, die ihre personenbezogenen Daten löschen lassen haben, werden in einem Hinweis auf der Seite Deaktivierte Nutzer angezeigt. Außerdem ist auf der Seite Nutzer verwalten im Abschnitt Lizenzzuweisung ein Filter Deaktivierte Nutzer verfügbar.

    deactivated_users.png

    Die Berichte enthalten aber weiterhin zusammengefasste Daten der anonymisierten Nutzer, deren personenbezogene Daten gelöscht wurden. Wichtiger Hinweis: Es ist nicht möglich, die personenbezogenen Daten eines anonymisierten Nutzers wiederherzustellen oder nachzuvollziehen, welche Kurse er belegt oder zu welchen Gruppen er gehört hat. Das Löschen der personenbezogenen Daten eines Nutzers ist unwiderruflich.

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  • So reaktivierst du einen derzeit deaktivierten Nutzer

    Wenn ein Nutzer nach einer zeitweiligen Deaktivierung (beispielsweise nach längerer Abwesenheit eines Mitarbeiters oder bei erneuter Beschäftigung eines Auftragnehmers) wieder aktiviert werden soll oder du eine Deaktivierung (z. B. aufgrund eines Versehens) rückgängig machen willst, kannst du die Option Nutzer reaktivieren verwenden.

    Ein Nutzer kann nur reaktiviert werden, wenn er zuvor deaktiviert wurde. Du kannst eine Liste aller deaktivierten Nutzer anzeigen, indem du auf der Seite „Nutzer verwalten“ auf den in der seitlichen Menüleiste befindlichen Deaktiviert-Filter klickst.

    Um einen Nutzer zu reaktivieren, klickst du rechts neben dem entsprechenden Nutzernamen auf die drei übereinanderstehenden Punkte (Aktionsmenü) und wählst dann Nutzer reaktivieren. Daraufhin werden dir Informationen darüber angezeigt, was nach dem Reaktivieren eines Nutzers genau passiert. Erst danach kannst du die Reaktivierung bestätigen.

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    Reaktivierten Nutzern wird automatisch wieder eine Lizenz zugeordnet und sie haben wieder dieselben Zugriffsmöglichkeiten auf das Konto wie vorher, also per SSO (sofern autorisiert) oder mittels E-Mail-Adresse und Passwort. Sie können auch in den Kursen exakt an der Stelle weiterlernen, an der sie bei der Deaktivierung aufgehört haben.

    Wenn du einen Nutzer reaktiviert hast, solltest du ihn darüber informieren, dass er Udemy for Business nun wieder nutzen kann.

    Hinweis: Wenn der Zugriff auf Udemy for Business bei dir per SSO (Single Sign-On) erfolgt und du einen Nutzer reaktivieren willst, dessen SSO-Zugriff zuvor deaktiviert wurde, muss die Zugriffsberechtigung für diesen Nutzer über den SSO-Anbieter reaktiviert werden.

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  • Einen Nutzer zum Gruppenadministrator machen

    Gruppenadministratoren können dazu beitragen, die aktive Lernbeteiligung im gesamten Unternehmen zu fördern. Unserer Ansicht nach ist die Lernqualität am höchsten, wenn die Teamleiter oder diejenigen, die am ehesten etwas mit den Lernzielen deiner Mitarbeiter zu tun haben, an der Lernförderung mitwirken können. Der Gruppenadministrator sorgt dafür, dass Teamleiter und Manager für die Lernenden die für deren berufliche Weiterentwicklung optimalen Kurse nahebringen. Gruppenadministratoren können außerdem Berichte und Übersichten für ihre Gruppen anzeigen, innerhalb ihrer Gruppen Kurse zuweisen, die Mitglieder ihrer Gruppen verwalten und neue Nutzer einladen.

    Beachte bitte, dass die Gruppenadministrator-Funktion nur im Enterprise-Tarif verfügbar ist.

    So weist du einem Nutzer die Rolle „Gruppenadministrator“ zu

    1. Gehe zu Verwalten > Nutzer verwalten.
    2. Wähle den Nutzer aus, der Gruppenadministrator werden soll.
    3. Klicke auf die drei Punkte und anschließend auf Rolle bearbeiten.
    4. Wähle Gruppenadministrator aus und markiere dann die Gruppen, für die der Nutzer Gruppenadministrator sein soll.
    5. Der Nutzer wird dann automatisch per E-Mail über seine neue Rolle informiert.

    Wenn du die Gruppenadministratorberechtigungen eines Nutzers bearbeiten oder entfernen willst, kannst du dies mit denselben Schritten tun, die oben beschrieben wurden. Alle Aktionen im Zusammenhang mit dem Hinzufügen und Entfernen von Mitgliedern einer Gruppe werden in einem Gruppenmitgliedschaftsprotokoll erfasst. Gruppenadministratoren und Administratoren können auf dieses Protokoll zugreifen und es auch herunterladen (weitere Details siehe unten).

    • Gruppenadministratoren können innerhalb ihrer Gruppen anderen Nutzern ebenfalls die Rolle eines Gruppenadministrators zuweisen.
    • Eine Gruppe kann mehrere Gruppenadministratoren haben.
    • Administratoren können die Zuweisung der Gruppenadministratorrolle per CSV-Upload auch für mehrere Nutzer gleichzeitig vornehmen.
    • Administratoren können Nutzer auch direkt als Gruppenadministratoren einladen.
    • Solange die Einladung noch nicht angenommen wurde, kann der Administrator die entsprechende Rollenzuweisung noch ändern.

    Berechtigungen von Gruppenadministratoren:

       Administratoren Gruppe
    Neue Nutzer zu Udemy for Business einladen Ja Ja
    Individuelle Kurse genehmigen, ablehnen, veröffentlichen Ja Ja
    Benutzerdefinierte Kurskategorien anlegen Ja Ja
    Anderen die Gruppenadministratorrolle zuweisen Ja  Ja: nur für Gruppen, die sie managen
    Kurse zu Nutzern zuweisen Ja Ja
    Kurse zu Gruppen zuweisen Ja Ja: nur für Gruppen, die sie managen
    Neue Gruppen erstellen Ja Nein
    Gruppen entfernen Ja Ja: nur für Gruppen, die sie managen
    Nutzer entfernen Ja Ja: nur für Gruppen, die sie managen
    Offene Einladungen stornieren oder erneut senden  Ja Ja: nur für Gruppen, die sie managen
    Gruppenmitgliedschaft bei offenen Einladungen bearbeiten  Ja  Ja
    Nutzer zu Gruppen hinzufügen und daraus entfernen Ja Ja: nur für Gruppen, die sie managen
    Nutzer über die CSV-Importfunktion hinzufügen Ja Nein
    Sehen, welche Kurse andere Nutzer in ihrer Gruppe belegen Ja  Ja: nur für Gruppen, die sie managen 
    Gruppenmitgliedschaftsprotokoll anzeigen und herunterladen* (weitere Infos siehe unten)  Ja Ja: nur für Gruppen, die sie managen  
    Berichte zu Nutzerakzeptanz, Nutzeraktivitäten und Kursfortschritt anzeigen und erstellen Ja Ja: nur für Gruppen, die sie managen 
    Kontoeinstellungen bearbeiten Ja Nein
    E-Mail-Domains genehmigen Ja Nein

     

    Können Gruppenadministratoren sich selbst auf die Rolle eines normalen Nutzers herunterstufen?
    Nein, deine eigene Rolle kannst du nicht ändern. Wenn ein Gruppenadministrator seine Rolle ändern möchte, muss er sich hierfür an einen Administrator wenden.

    Wer kann auf das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll zugreifen?
    Administratoren können auf das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll aller Gruppen zugreifen. Gruppenadministratoren können dagegen ausschließlich auf die Gruppenmitgliedschaftsprotokolle der Gruppen zugreifen, deren Gruppenadministratoren sie sind.

    Auf das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll kann folgendermaßen zugegriffen werden:

    1. Wähle im oben befindlichen Dropdown-Menü Verwalten die Option Nutzer verwalten aus.
    2. Klicke links auf der Seite auf die Gruppe, deren Daten du überprüfen willst.
    3. Klicke auf die links neben der Option Neue Nutzer einladen befindlichen drei Punkte und wähle dann Gruppenmitgliedschaftsprotokoll.

    group_membership_log.png

    Welche Daten enthält das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll? 
    Das Protokoll enthält folgende Informationen:

    • Datum: Datum, an dem die Aktion durchgeführt wurde
    • Name: Name des hinzugefügten oder entfernten Mitarbeiters
    • E-Mail-Adresse: E-Mail-Adresse des hinzugefügten oder entfernten Mitarbeiters
    • Aktion: Ausgeführte Aktion
    • Gruppe: Gruppe, deren Daten das Protokoll enthält 
      Durch: Vorgang, durch dem der Nutzer zur Gruppe hinzugefügt bzw. daraus entfernt wurde, beispielsweise SSO-Daten, CSV-Upload, Name des Administrators/Gruppenadministrators usw.

    Hinweis: Das Gruppenmitgliedschaftsprotokoll enthält Daten ab dem 23. März 2018.

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  • So fügst du Nutzer zu einer Gruppe hinzu (nur Enterprise-Tarif-Nutzer)

    Du kannst Nutzergruppen anlegen, um deine Mitarbeiter nach bestimmten Kriterien zu untergliedern und aussagekräftigere Berichte zu erstellen. Die Gruppeneinteilung kann beispielsweise auf den unterschiedlichen Abteilungen deines Unternehmens oder deiner Institution basieren (z. B. Marketing, Finanzen usw.). Wenn du in deinem Konto bereits Gruppen angelegt hast, kannst du in diesem Artikel nachlesen, wie du nun deine Nutzer zu diesen Gruppen zuordnen kannst.

    Wenn du die Nutzergruppen erst noch anlegen musst, erfährst du hier, welche Schritte dafür notwendig sind. Wie du Nutzer zu deinem Konto hinzufügst, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

    Nutzer zu einer Gruppe hinzufügen

    Nachdem du in deinem Konto Gruppen angelegt hast, kannst du diesen Gruppen mithilfe der folgenden Schritte Nutzer zuweisen:

    1) Rufe oben auf der Seite Verwalten auf und wähle dort die Option Nutzer verwalten aus.

    2) Suche den gewünschten Nutzer, indem du im Suchfeld dessen Namen oder E-Mail-Adresse eingibst.

    Wichtiger Hinweis: Du kannst auch Nutzer, für die bislang nur eine offene Einladung besteht, schon zu Gruppen hinzufügen. Auf diese Nutzer kannst du zugreifen, indem du links auf der Seite unter Nutzer verwalten auf Offene Einladungen klickst.

    search_tool.png

    3) Wenn du den hinzuzufügenden Nutzer gefunden hast, klicke auf die rechts von seinem Profilsymbol befindlichen drei übereinanderstehenden Punkte. Du kannst auch direkt auf der Profilseite des Nutzers auf diese Optionen zugreifen.

    4) Wähle die Option Zu einer Gruppe hinzufügen.

    add_to_group.png

     5) Wähle die Gruppe(n) aus, zu der bzw. denen der Nutzer hinzugefügt werden soll.

    add_users_to_group.png

    6) Klicke dann auf Änderungen speichern.

    Nutzer über das CSV-Massenimport-Tool zu Gruppen hinzufügen

    Du kannst Nutzer auch per CSV-Import zu Gruppen hinzufügen. Wie du mehrere Nutzer auf einmal zu deinem Konto bzw. zu deinen Gruppen hinzufügen kannst, wird hier erklärt.


    Weitere Infos zum Verwalten der Nutzer und Gruppen deines Kontos kannst du in diesem Artikel nachlesen.

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  • Nutzer aus einer Gruppe entfernen (nur im Enterprise-Tarif)

    Du kannst einen Nutzer wie folgt aus einer bestimmten Gruppe entfernen:

    1. Klicke auf die rechts neben dem Profil dieses Nutzers befindlichen drei Punkte und dann auf Gruppenmitgliedschaft bearbeiten.

    edits_group_membership.png

    2. Klicke auf das Feld neben der Gruppe bzw. den Gruppen, aus der bzw. denen du den Nutzer entfernen möchtest (sodass das Häkchen entfernt wird).

    edit_groups.png

    3. Klicke dann auf Änderungen speichern.

    Hier wird erklärt, wie du Gruppen erstellst und bearbeitest und ihnen Nutzer hinzufügst.

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  • Navigation in der Nutzerverwaltung

    Du kannst den Nutzerzugriff auf dein Udemy for Business-Konto verwalten und sehen, welche Kurse die Teilnehmer belegen, um die Lernaktivitäten deiner Nutzer auf Udemy besser nachzuvollziehen.

    Bei Enterprise-Tarif-Konten erhältst du mithilfe der Analysefunktionen einen umfassenden Überblick über die Aktivität von Nutzern und Nutzergruppen.

    Nutzerverwaltung aufrufen

    So rufst du die Nutzerverwaltung auf:

    1. Melde dich bei deinem Udemy for Business-Konto an.
    2. Klicke rechts oben auf der Seite auf Verwalten und wähle dann im Dropdown-Menü Nutzer verwalten.

    manage_users.png

    Zugriff auf dein Udemy for Business-Konto verwalten

    Nutzer einladen

    Klicke rechts oben auf der Seite auf Neue Nutzer einladen, um neue Nutzer zu deinem Udemy for Business-Konto einzuladen.

    • Wenn du nur wenige Nutzer einladen möchtest, wähle Einzelne E-Mail-Adressen.
    • Wenn du Nutzer aus deinem Personal- oder Mitarbeiterverzeichnissystem importieren möchtest, wähle Nutzer aus CSV-Datei importieren. Hier findest du weitere Infos.

    invite_users.png

    Auf der Seite Offene Einladungen kannst du überprüfen, wer seine Einladung noch nicht angenommen hat, und die Einladung noch einmal senden oder stornieren, indem du auf das entsprechende Symbol klickst. Klicke links oben im Bildschirm „Nutzer verwalten“ auf Offene Einladungen, um die Seite Offene Einladungen aufzurufen. 

    Bei individuellen Einladungen und bei Einladungen, die über das CSV-Massenimport-Tool versendet werden, wird in offenen Einladungen auch der Name des Einladungsversenders angegeben. Wenn du die Einladungen an die Nutzer gesendet hast, steht dort „Von mir eingeladen“.

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    Nutzer entfernen

    So löschst du einen Nutzer aus deinem Konto:

    1. Wähle oben auf der Seite im Dropdown-Menü Verwalten die Option Nutzer verwalten.

    2. Gib im Suchfeld unter Alle Nutzer den Namen oder die E-Mail-Adresse des gesuchten Nutzers ein.

     

    search_user.png

    3. Du entfernst einen Nutzer aus deinem Konto, indem du rechts neben dem Nutzernamen auf die drei übereinanderstehenden Punkte (Aktionsmenü) und dann auf Nutzer deaktivieren klickst. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld mit Hinweisen zur Vorgehensweise und Informationen darüber, was die Deaktivierung eines Nutzers genau bedeutet. Hier kannst du die Deaktivierung bestätigen.

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    Administratorzugriff auf dein Udemy for Business-Konto verwalten

    Administratoren haben folgende Berechtigungen:

    • Nutzer zum Konto hinzufügen und daraus entfernen
    • Nutzerrollen bearbeiten
    • Details über Kurse und Nutzeraktivitäten aufrufen (nur im Enterprise-Tarif)
    • Gruppen erstellen und verwalten (nur im Enterprise-Tarif)

    So bearbeitest du die Rolle eines Nutzers

    Du kannst die Rolle eines Nutzers wie folgt bearbeiten:

    1. Gib im Filter unter Alle Nutzer den Namen oder die E-Mail-Adresse des gesuchten Nutzers ein.
    2. Wenn du den Nutzer gefunden hast, klicke rechts auf die drei Punkte und dann auf Rolle bearbeiten.
    3. Wähle die gewünschte Rolle aus und klicke dann auf Änderungen speichern.

    Wichtiger Hinweis: Die Rolle „Gruppenadministrator“ ist nur für Enterprise-Tarif-Nutzer verfügbar.

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    So überprüfst du, welche Nutzer über Administratorzugriff verfügen

    Wenn du im Dropdown-Menü oben auf der Seite Nutzer verwalten den Filter Administratoren auswählst, kannst du überprüfen, welche Nutzer über Administratorzugriff verfügen. 

    Du kannst auch im CSV-Nutzerbericht überprüfen, wer über die Administratorrolle verfügt. Zum Exportieren der Nutzerinformationen klickst du einfach rechts oben auf der Seite Nutzer verwalten auf Exportieren.

    Enterprise-Tarif-Nutzer können auch die Rolle „Gruppenadministrator“ zuweisen.

    Daten zur Nutzerakzeptanz anzeigen

    Im Nutzerakzeptanz-Dashboard siehst du, wie viele und welche Nutzer deines Unternehmens sich beim Udemy for Business-Konto angemeldet und mit dem Lernen begonnen haben. Hier findest du weitere Infos.

    Informationen zu den belegten Kursen anzeigen

    So siehst du als Administrator, in welche Kurse sich die Nutzer deines Kontos eingeschrieben haben:

    1. Gib im Suchfeld unter Alle Nutzer den Namen oder die E-Mail-Adresse des gesuchten Nutzers ein.
    2. Wenn du auf den Namen des Nutzers klickst, wird angezeigt, in welche Kurse er eingeschrieben ist sowie der jeweilige Kursfortschritt.

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    Gruppen erstellen und Analysedaten für deine Teams und Abteilungen einsehen (Enterprise-Tarif-Nutzer)

    Wenn sich sehr viele Nutzer in deinem Konto befinden, ist es sinnvoll, Gruppen von Nutzern zu erstellen, die den Teams oder Abteilungen in deinem Unternehmen entsprechen. So kannst du die Akzeptanz, Nutzeraktivitäten und Kursnutzung für die einzelnen Gruppen nachvollziehen.

    Neue Gruppe erstellen

    Klicke links im Bildschirm auf „Neue Gruppe“, um eine neue Gruppe zu erstellen. Gib dann den Namen der Gruppe ein und klicke auf „Gruppe erstellen“.

    Die neue Gruppe erscheint nun links auf der Seite unter Gruppen.

    create_new_group.png

    Gruppe bearbeiten oder löschen

    So bearbeitest du den Namen einer bestehenden Gruppe:

      1. Klicke links in der Gruppenliste auf die Gruppe, die du bearbeiten möchtest.
      2. Klicke dann auf das Stiftsymbol rechts oben auf der Seite.
      3. Gib den neuen Namen der Gruppe ein und klicke auf „Änderungen speichern“.

    edit_group.png

    Wenn du eine Gruppe löschen möchtest, klickst du einfach auf das Papierkorbsymbol rechts neben dem Stiftsymbol. Du wirst dann aufgefordert zu bestätigen, dass die Gruppe gelöscht werden soll.

    Aber Vorsicht: Das Löschen einer Gruppe ist ein endgültiger Schritt und kann nicht rückgängig gemacht werden.

    Nutzer zu Gruppen hinzufügen, einladen und daraus entfernen

    Wenn du eine Gruppe erstellt hast, kannst du bestehende Nutzer hinzufügen und neue Nutzer dazu einladen.

    Klicke auf den Namen der Gruppe und gib dann die Namen oder E-Mail-Adressen der Nutzer ein, die du zur Gruppe hinzufügen möchtest.

    Wenn du neue Nutzer zu deinem Konto einlädst, kannst du auch die Gruppen auswählen, zu denen sie hinzugefügt werden sollen.

    1. Klicke links auf der Seite „Nutzer verwalten“ auf die Gruppe, zu der du Nutzer einladen möchtest.
    2. Klicke rechts auf der Seite auf Neue Nutzer einladen.
    3. Dann kannst du einzelne Nutzer einladen, indem du ihre E-Mail-Adressen eingibst, oder du kannst mehrere Nutzer gleichzeitig über das CSV-Massenimport-Tool einladen (z. B. aus deinem Mitarbeiterverzeichnissystem).

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    So löschst du einen Nutzer aus einer Gruppe:

    1. Klicke im jeweiligen Profil rechts auf die drei Punkte und dann auf Gruppen bearbeiten.
    2. Klicke auf das Feld neben der Gruppe bzw. den Gruppen, aus der bzw. denen du den Nutzer entfernen möchtest (sodass das Häkchen entfernt wird).
    3. Klicke dann auf Änderungen speichern.

    Analysedaten für eine Gruppe anzeigen (nur im Enterprise-Tarif)

    Du kannst Nutzerakzeptanz-, Kursnutzungs- und Nutzeraktivitätenberichte für eine bestimmte Gruppe anzeigen. Über den Filter Gruppe oben auf der Seite kannst du in jedem Analysedaten-Dashboard die Daten für eine bestimmte Gruppe anzeigen.

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  • Nutzer hinzufügen

    Rufe zum Hinzufügen von Nutzern rechts oben in deinem Konto die Registerkarte Verwalten auf und klicke im Dropdown-Menü auf Nutzer verwalten. Hier gibt es nun zwei Möglichkeiten für das Hinzufügen:

    1. Klicke zum Hinzufügen eines oder mehrerer einzelner Nutzer auf den roten Button mit der Aufschrift Neue Nutzer einladen.
    2. Du kannst auch mehrere Nutzer auf einmal per CSV-Import hinzufügen.

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    Die betreffenden Nutzer werden nun per E-Mail eingeladen, sich bei Udemy for Business anzumelden. In der Betreffzeile dieser E-Mail wird der Name des Udemy for Business-Kontos deines Unternehmens angezeigt, also beispielsweise: „Einladung zu <Kontoname des Unternehmens>“. Die Absenderadresse dieser Einladungs-E-Mail lautet e.udemymail.com, zusätzlich wird jedoch vor dieser Adresse auch die E-Mail-Adresse des Administrators angezeigt, der die Einladung verschickt hat. Beispiel: max.mustermann@unternehmen.com über e.udemymail.com.

    Nachdem du Nutzer in dein Konto eingeladen hast, wird diesen Nutzern automatisch eine Einladungs-E-Mail gesendet. In dieser Nachricht werden die Nutzer über einen Link zu deinem Udemy for Business-Konto geleitet, geben dort ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse ein und legen ein Passwort fest. Anschließend können sie sich erstmals anmelden und mit ihrem ersten Kurs loslegen.

    Sollte ein Nutzer nicht innerhalb von 48 Stunden auf seine Einladung reagieren, erhält er automatisch eine Erinnerungsnachricht. 

    Auf der Übersichtsseite für offene Einladungen wird unter dem Namen des Nutzers auch der Name des Einladungsversenders angezeigt, egal, ob es sich um individuelle Einladungen oder Einladungen über das CSV-Massenimport-Tool handelt. Wenn du selbst die Einladungen an die Nutzer gesendet hast, steht an dieser Stelle „Von mir eingeladen“. 

    Wichtiger Hinweis: Im Internet Explorer ist es nicht möglich, Inhalte aus Excel zu kopieren und in Feld 1 des Einladungs-Tools einzufügen. Nutzer sollten hierfür Chrome oder einen anderen Browser verwenden. 

    Wenn dir SSO (Single Sign-On) zur Verfügung steht, brauchst du die Nutzer nicht einzeln einzuladen und musst auch keinen CSV-Dateiimport durchführen.

    E-Mail-Adressen auf die Whitelist setzen

    Wenn die Firewall deines Unternehmens sehr restriktiv eingestellt ist (d. h. bestimmte häufig genutzte Seiten blockiert), musst du die folgenden E-Mail-Adressen von Udemy auf die Whitelist setzen, damit das Verfahren zum Zurücksetzen des Passworts im Bedarfsfall reibungslos funktioniert:

    • a) udemy.com
    • b) email.udemy.com 
    • c) e.udemymail.com
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  • Nutzer mithilfe der CSV-Importfunktion hinzufügen

    Wenn du Administrator für ein Udemy for Business-Konto bist, kannst du mithilfe der CSV-Importfunktion viele Nutzer gleichzeitig managen. Mit dieser Funktion kannst du:

    • Mehrere neue Nutzer auf einmal in dein Konto importieren
    • Mehrere neue und bestehende Nutzer auf einmal zu Gruppen hinzufügen
    • Die Rollen mehrerer Nutzer auf einmal ändern (z. B. von „Nutzer“ in „Administrator“)

    Du kannst hier eine CSV-Beispieldatei herunterladen

    Wichtiger Hinweis: Die CSV-Importfunktion steht Gruppenadministratoren nicht zur Verfügung. 

    CSV-Import durchführen

    So führst du den CSV-Import durch:

    1. Melde dich bei deinem Udemy for Business-Konto an.
    2. Wähle im Menü Verwalten oben im Bildschirm Nutzer verwalten.
    3. Klicke rechts oben auf Nutzer einladen und dann auf Nutzer aus CSV-Datei importieren. Nun öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem du eine persönliche Nachricht eingeben und deine CSV-Datei hochladen kannst.
    4. Sende die CSV-Datei ab. Weitere Informationen zur Formatierung findest du in den Häufig gestellten Fragen zur Formatierung einer CSV-Datei weiter unten.

    Hinweis: Du kannst zu jeder importierten CSV-Datei eine Nachricht eingeben. Diese Nachricht kannst du in dem Fenster bearbeiten, in dem du die CSV-Datei absendest. Datei-Uploads sind auf 1 MB begrenzt.

    CSV-Datei formatieren

    In der CSV-Datei können die E-Mail-Adresse, die Rolle und die Gruppe(n) für Nutzer definiert werden. Es gibt einige Vorgaben, die die CSV-Datei erfüllen muss, damit sie hochgeladen werden kann.

    • Die Kopfzeile der CSV-Datei muss die Einträge „email“ (E-Mail-Adresse), „role“ (Rolle), „groups“ (Gruppen) und „group admin for“ (Gruppenadministrator für) enthalten. 
    • Die zulässigen Rollen, die du einem Nutzer zuweisen kannst, sind „user“ (Nutzer) und „admin“ (Administrator). Enterprise-Tarif-Nutzer können auch die Rolle „group admin“ (Gruppenadministrator) zuweisen (siehe unten).
    • Leere Felder in der Spalte „role“ (Rolle) werden automatisch auf „user“ (Nutzer) gesetzt, wenn es sich um einen neuen Nutzer handelt. Wenn du die Spalte „role“ (Rolle) für bestehende Nutzer nicht ausfüllst, bleibt die Rolle unverändert, d. h., wenn der Nutzer Administrator ist, bleibt er Administrator.
    • Die Spalten „groups“ (Gruppen) und „group admin for“ (Gruppenadministrator für) können leer bleiben.
    • Falls Angaben, die du in die CSV-Datei einträgst, ein Komma enthalten, musst du diese Angaben in der jeweiligen Zelle in Anführungszeichen einschließen. Wenn du also beispielsweise in die Gruppenspalte eine Gruppe namens Deutsche Niederlassung, Berlin eingeben willst, musst du "Deutsche Niederlassung, Berlin" eingeben.

    Gruppenformatierung (nur im Enterprise-Tarif)

    • Wenn du Nutzern Gruppennamen zuweist, müssen diese Gruppennamen mit bestehenden Gruppennamen übereinstimmen, die du über die Nutzerverwaltungsfunktion bereits in deinem Udemy for Business-Konto eingerichtet hast.
    • Wenn du Nutzern Gruppennamen zuweist, müssen diese Gruppennamen bereits in deinem Udemy for Business-Konto vorhanden sein.
    • Die Spalten „groups“ (Gruppen) und „group admin for“ (Gruppenadministrator für) können leer bleiben.
    • Den Besitzer des Kontos darfst du in der CSV-Datei aber nicht angeben, da du dann in einer Fehlermeldung darauf hingewiesen wirst, dass die Rolle des Besitzers nicht geändert werden kann. Wende dich bitte an den Support, falls du den Besitzer des Kontos ändern möchtest. 
    • Wenn du eine E-Mail-Adresse hinzufügst, für die eine Einladung offen ist, ist dieser Nutzer bei der Benachrichtigung über einen erfolgreichen Upload nicht in der Anzahl neu hinzugefügter Nutzer enthalten, da er zuvor eingeladen wurde.
    • Bei Gruppennamen und E-Mail-Adressen musst du die Groß-/Kleinschreibung NICHT beachten, auf Leerzeichen musst du hingegen achten. Achte bitte auch darauf, dass sich vor und nach einem Wort keine Leerzeichen befinden.
    • Du kannst für jeden Nutzer mehrere Gruppennamen hinzufügen. Trenne die einzelnen Gruppennamen dann jeweils durch ein Semikolon („;“). Zwischen den Gruppennamen und dem Semikolon dürfen sich keine Leerzeichen befinden (z. B. Marketing;Vertrieb;Neueinstellungen).
    email (E-Mail-Adresse) role (Rolle) groups (Gruppen) group admin for (Gruppenadministrator für)
    jane@example.com admin (Administrator) Führungskräfte  
    joe@example.com user (Nutzer) Marketing;Neueinstellungen  
    bob@example.com group admin (Gruppenadministrator)   Vertrieb

     

    Neue Nutzer in dein Konto einladen

    Wenn du eine CSV-Datei mit neuen E-Mail-Adressen importierst, wird jede in der CSV-Datei aufgeführte Person per E-Mail in dein Udemy for Business-Konto eingeladen. Die E-Mail-Benachrichtigung kannst du ebenfalls in dem Fenster erstellen, in dem du die CSV-Datei hochlädst. Wichtiger Hinweis: Pro CSV-Datei-Upload kann nur eine Nachricht verwendet werden.

    Die Entfernung von Nutzern oder Gruppen per CSV-Import ist derzeit nicht möglich.

    Nutzer zu Gruppen hinzufügen (nur im Enterprise-Tarif)

    Wenn du in der Spalte „groups“ (Gruppen) deiner CSV-Datei Gruppennamen hinzufügst, kannst du Nutzer zu bestehenden Gruppen hinzufügen, die du im Bereich „Nutzerverwaltung“ deines Udemy for Business-Kontos konfiguriert hast. Dies funktioniert für neue Nutzer, für Nutzer, die du eingeladen hast, aber die sich noch nicht angemeldet haben, und für bestehende Nutzer in deinem Konto.

    Die Gruppennamen in der CSV-Datei müssen genau mit den Gruppennamen in deinem Udemy for Business-Konto übereinstimmen. Du kannst einen Nutzer zu mehreren Gruppen hinzufügen, indem du in die Spalte „groups“ (Gruppen) mehrere, durch Semikolon („;“) getrennte Gruppennamen eingibst.

    Die Entfernung von Nutzern aus Gruppen oder die Erstellung neuer Gruppen per CSV-Import ist derzeit nicht möglich.

    Nutzerrollen ändern

    Du kannst Administratorrechte gewähren bzw. entziehen, indem du in der Spalte „role“ (Rolle) deiner CSV-Datei entweder „user“ (Nutzer) oder „admin“ (Administrator) eingibst. Dies funktioniert für neue Nutzer, für Nutzer, die du eingeladen hast, aber die sich noch nicht angemeldet haben, und für bestehende Nutzer in deinem Konto.

    Enterprise-Tarif-Nutzer können auch die Rolle „Gruppenadministrator“ (group admin) zuweisen.

    E-Mail-Benachrichtigungen

    An alle neuen Nutzer, die per CSV-Datei importiert wurden, wird automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet. Wenn du zu einem späteren Zeitpunkt eine weitere CSV-Datei hochlädst, erhalten die Nutzer, die sich noch nicht an deinem Udemy for Business-Konto angemeldet haben, nach erfolgreichem Abschluss des CSV-Imports eine weitere Einladung per E-Mail.

    Nicht verfügbare Möglichkeiten

    Folgende Vorgänge können zurzeit nicht per CSV-Import durchgeführt werden:

    • Namen eines Nutzers ändern
    • Neue Gruppen erstellen
    • Nutzer aus einer Gruppe entfernen
    • Nutzer aus deinem Udemy for Business-Konto entfernen

    Falls du an diesen Optionen interessiert bist oder mehr über andere Udemy for Business-Funktionen erfahren möchtest, kontaktiere uns bitte.

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  • Nutzer mit SSO (Single Sign-On) zuweisen

    Wenn du SSO eingerichtet hast, brauchst du die Nutzer nicht einzeln manuell einzuladen. Hier findest du weitere Infos zu unseren SSO-Anforderungen.

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  • SSO (Single Sign-On) – Übersicht und Dokumentation

    In diesem Artikel sind Informationen darüber enthalten, wie du für dein Udemy for Business-Konto die Anmeldung per SSO (Single Sign-On) einrichten kannst. Hier findest du weitere Infos zu unseren SSO-Anforderungen.

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  • Einen Nutzer zum Administrator machen

    Klicke zum Ändern der Nutzerberechtigungen rechts neben dem betreffenden Nutzernamen auf die drei übereinanderstehenden Punkte und wähle Rolle bearbeiten aus. Wähle dann Administrator aus und klicke auf Speichern.

    Du kannst einem Nutzer die Administratorrolle auch über den CSV-Import zuweisen. Weitere Infos dazu findest du hier.

    edit_role.png

    Enterprise-Tarif-Nutzer können auch die Rolle „Gruppenadministrator“ zuweisen. Weitere Informationen zu dieser Rolle findest du hier.

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  • Nutzergruppen erstellen (nur Enterprise-Tarif-Nutzer)

    Du kannst bei Bedarf Nutzergruppen anlegen, um deine Mitarbeiter nach bestimmten Kriterien zu untergliedern und aussagekräftigere Berichte zu erstellen. Die Gruppeneinteilung könnte z. B. unterschiedlichen Abteilungen (z. B. Marketing, Finanzen) oder Standorten (z. B. San Francisco, Berlin) entsprechen. Ein Nutzer kann auch zu mehreren Gruppen hinzugefügt werden.

    Wenn du diese Funktion nutzen möchtest, empfehlen wir dir, vor dem Versenden der Einladungen erst alle Gruppen anzulegen. Hast du alle Nutzer, die du einladen willst, vor dem Einladen bereits zu den jeweiligen Gruppen hinzugefügt, dann hast du von Anfang an einen lückenlosen Überblick über die Lerndaten der einzelnen Gruppen und musst später nicht noch umständlich einzelne Nutzer hinzufügen.

    Rufe zum Anlegen einer Gruppe die Registerkarte Verwalten oben auf dem Bildschirm auf und klicke im Dropdown-Menü auf Nutzer verwalten.

    manage_users.png

    Um eine Gruppe hinzuzufügen, klickst du links unten auf der Seite auf Neue Gruppe, gibst den Namen der Gruppe ein und klickst dann auf Gruppe erstellen. Du kannst Nutzer auch per CSV-Import zu Gruppen hinzufügen. Genauere Informationen dazu findest du hier.

    create_new_group.png

    Wichtiger Hinweis: Die von uns erfassten Nutzerdaten umfassen ausschließlich den Vornamen und den Nachnamen des Nutzers sowie die E-Mail-Adresse, mit der das entsprechende Nutzerkonto registriert wurde. Alle weiteren Informationen, die Nutzer in ihrem Profil angeben (z. B. Social-Media-Konten), werden nicht erfasst und deshalb auch niemals in Berichten aufgeführt.

    Administratoren können Nutzer nach Standort, Funktion usw. in Gruppen einordnen. Anschließend können sie dann Berichte zu diesen Gruppen erstellen und den in diesen Gruppen befindlichen Nutzern Kurse zuweisen. Daten aus dem PIS (Personalinformationssystem), wie Vorgesetzter, Eintrittsdatum, Standort, Funktion und Unternehmensebene, werden leider nicht in den Udemy-Profilen der Nutzer erfasst und können daher auch nicht in die Berichte einbezogen werden. Weitere Informationen zum Erstellen von Berichten findest du in diesem Support-Artikel.

    Nutzergruppen löschen/ändern

    Wenn du eine Gruppe löschen, ihren Namen ändern oder eine Liste der zu dieser Gruppe gehörenden Nutzer herunterladen willst, klicke zuerst auf den Gruppennamen. Oben auf der Seite wird dann oberhalb der Liste der Nutzer in dieser Gruppe der Gruppentitel angezeigt. Rechts vom Gruppentitel befinden sich drei Buttons: Einer mit der Aufschrift Diese Gruppe exportieren, ein Stiftsymbol (zum Umbenennen) sowie ein Papierkorbsymbol (zum Löschen). 

    group_options.png 

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  • Weitere Lizenzen zu deinem Konto hinzufügen

    Wenn du weiteren Mitarbeitern deines Unternehmens Lernmöglichkeiten bieten möchtest, kannst du deinem Udemy for Business-Konto ganz einfach zusätzliche Lizenzen hinzufügen. Wenn du Enterprise-Tarif-Nutzer bist und weitere Lizenzen erwerben willst, klicke bitte auf das Kontakt-Symbol.

    Wenn du Team-Tarif-Nutzer bist, dann füge bitte wie folgt weitere Lizenzen zu deinem Konto hinzu. Beachte bitte, dass der Gesamtpreis des Team-Tarifs ausgehend vom aktuellen Datum und dem Enddatum deines Jahresabonnements anteilig berechnet wird.

    Wenn du deinem Team-Tarif weitere Lizenzen hinzufügen möchtest, rufe Verwalten > Abrechnung auf.

    billing_2.png

     

    Klicke dann unter Abonnement auf Weitere Team-Tarif-Lizenzen kaufen. Wähle die gewünschte Anzahl zusätzlicher Lizenzen aus und gehe dann weiter zur Zahlungsseite.

    Wenn die Anzahl gekaufter Lizenzen 20 überschreitet, klicke bitte auf die Option Upgrade.

    UFB_Upgrade_.png

    Nach dem Klicken auf Upgrade öffnet sich ein Formular, in das du einige Informationen eingeben musst. Nachdem du das ausgefüllte Formular abgesendet hast, wird sich ein Mitarbeiter unseres Vertriebsteams bei dir melden und dir beim Kauf der gewünschten Lizenzen helfen.

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  • Einen Nutzer aus deinem Konto entfernen – Nutzer deaktivieren

    Wenn ein Mitarbeiter dein Unternehmen verlassen hat, kannst du den entsprechenden Nutzer aus deinem Konto entfernen. Damit wird die belegte Lizenz freigegeben und steht für einen neuen Mitarbeiter zur Verfügung.

    Du entfernst einen Nutzer aus deinem Konto, indem du rechts neben dem Nutzernamen auf die drei übereinanderstehenden Punkte (Aktionsmenü) und dann auf Nutzer deaktivieren klickst. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld mit Hinweisen zur Vorgehensweise und Informationen darüber, was die Deaktivierung eines Nutzers genau bedeutet. Hier kannst du die Deaktivierung bestätigen.

    deactivate_user.png

    confirm_deactivation.png

    Wenn ein Nutzer deaktiviert wurde, kann dieser sich nicht mehr mittels E-Mail-Adresse und Passwort bei deinem Udemy for Business-Konto anmelden.

    Hinweis: Wenn ein Nutzer von deinem Konto aus deaktiviert wurde, kann er trotzdem weiterhin via SSO auf Udemy for Business zugreifen. Um dies zu unterbinden, muss der SSO-Zugriff des Nutzers deaktiviert werden. Falls du Unterstützung beim vollständigen Deaktivieren von Nutzern (einschließlich deren SSO-Zugriff) benötigst, dann wende dich am besten an dein IT-Team bzw. an das Team, das in deinem Unternehmen für die SSO-Integration zuständig ist.

    Alle Daten von deaktivierten Nutzern, die sich auf Lernverhalten und ihre Kontonutzung beziehen, werden weiterhin in deinen Berichten und Einblicken aufgeführt. Im Bereich „Nutzer verwalten“ gibt es in der Menüleiste auf der linken Seite einen neuen Filter, mit dem du eine Liste aller deaktivierten Nutzer anzeigen kannst.

    deactivated_users.png

    Wenn du eine Deaktivierung rückgängig machen möchtest (beispielsweise bei einer versehentlichen Deaktivierung) oder ein vorübergehend deaktivierter Nutzer wieder Zugriff auf das Konto erhalten soll, kannst du die Option Nutzer reaktivieren verwenden. Die Vorgehensweise wird hier erklärt. 

    Wenn du die personenbezogenen Daten eines Nutzers aufgrund der DSGVO-Vorschriften oder ähnlichen Gründen endgültig löschen möchtest, kannst du dies nach der Deaktivierung dieses Nutzers vornehmen. Das Löschen der personenbezogenen Daten eines Nutzers wird hier erklärt.

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