En este artículo se explica cómo los administradores pueden añadir y gestionar usuarios con la función de importación de un archivo CSV.
Acciones que pueden realizar los administradores mediante la función de importación de un archivo CSV
En el caso de que seas un administrador de una cuenta de Udemy for Business, puedes utilizar la función de importación de CSV para gestionar varios usuarios al mismo tiempo. Puedes utilizar esta función para:
- Importar de forma masiva nuevos usuarios a tu cuenta
- Añadir de forma masiva usuarios nuevos y existentes a los grupos
- Cambiar de forma masiva las funciones de usuario (por ejemplo, de "usuario" a "administrador")
Puedes descargar un archivo CSV de ejemplo aquí.
Acciones que actualmente no se pueden realizar
Actualmente, la importación de CSV no se puede utilizar para:
- Cambiar el nombre de un usuario.
- Crear nuevos grupos.
- Eliminar usuarios de un grupo.
- Eliminar usuarios de tu cuenta de Udemy for Business.
- Reactivar usuarios que actualmente estén desactivados.
Si estás interesado en esta característica o en cualquier otra característica de Udemy for Business, háznoslo saber.
Ten en cuenta:
- La función de importación de CSV no está disponible para los administradores de grupo.
- Actualmente, la plantilla CSV solo está disponible en inglés.
- El archivo CSV debe estar codificado en formato UTF-8 (consulta a continuación).
Cómo codificar un CSV en formato UTF-8
En Microsoft Excel:
- Selecciona “Guardar como”> “Examinar”.
- Ahora debería aparecer la ventana “Guardar como”. Guárdalo como tipo “CSV (delimitado por comas) (*.csv)”.
- En el cuadro desplegable Herramientas, haz clic en “Opciones web”. Aparecerá una nueva ventana para las opciones web.
- En la pestaña “Codificación”, selecciona “UTF-8”.
- Haz clic en “Aceptar” y guarda el archivo.
En Google Sheets:
- Haz clic en “Archivo”> “Descargar”.
- Selecciona “Valores separados por comas (.csv)”.
- La hoja se descargará en formato UTF-8.
Organizaciones que utilizan System for Cross-domain Identity Management (SCIM)
Si tu organización utiliza SCIM, no podrás modificar grupos gestionados en tu proveedor de identidad mediante la función de importación de CSV. Los usuarios y grupos gestionados en SCIM tendrán un pequeño icono de enlace junto a su nombre en las páginas para gestionar usuarios. Para completar esta acción mediante SCIM, ponte en contacto con tu equipo de TI.
Puedes utilizar la importación de CSV para asignar usuarios gestionados por SCIM a grupos no SCIM, así como para actualizar sus funciones de usuario.
Introducción a la importación de CSV
Para adentrarte en el proceso de importación de CSV, lleva a cabo los siguientes pasos:
- Inicia sesión en tu cuenta de Udemy for Business.
- Selecciona Gestionar usuarios en el menú Gestionar en la parte superior de la pantalla.
- Haz clic en Invitar a usuarios en la parte superior derecha y, a continuación, en Importar usuarios desde CSV. Aparecerá una ventana emergente que te permitirá añadir un mensaje único y cargar tu archivo CSV.
- Envía tu archivo CSV. Para obtener más información acerca del formato, consulta las Preguntas más frecuentes en Cómo dar formato a un archivo CSV a continuación.
Nota: Cada archivo CSV que importes podrá estar acompañado por un mensaje. Puedes editar este mensaje en la misma ventana que aparece cuando envías un archivo CSV. El límite de tamaño del archivo es de 1 MB.
Cómo dar formato a un archivo CSV
Los archivos CSV pueden definir el correo electrónico, la función y el/los grupo(s) de los usuarios. Existen algunos requisitos estándar de formato con los que debes cumplir con el objeto de que tu archivo CSV se cargue correctamente.
- La fila de encabezado del archivo CSV debe contener el correo electrónico, la función, los grupos y administrador de grupo.
- Las funciones válidas a las que puedes asignar a un usuario son "usuario" o "administrador". Los usuarios del plan Enterprise también pueden asignar la función "administrador de grupo"(consulta a continuación).
- Los valores en blanco de la columna Función se establecerán automáticamente en "usuario" si el usuario es nuevo. Si dejas en blanco la columna Función para los usuarios existentes, su función seguirá siendo la misma, es decir, si el usuario es un administrador, seguirá siendo un administrador.
- Las columnas "grupos" y "administrador de grupo para" pueden dejarse en blanco.
- Los títulos de las columnas y las funciones (p.ej. administrador de grupo, administrador) de la columna de funciones se deben introducir en inglés. Sin embargo, los valores (términos) de otras celdas se pueden localizar. Ten en cuenta que los nombres de grupo se pueden localizar siempre que coincidan con los nombres de grupo que se hayan creado en la cuenta de tu organización.
Cómo dar formato a los grupos (sólo para el plan Enterprise solamente)
- Los nombres de grupo a los que has asignado usuarios deben coincidir con los nombres de grupo existentes que ya hayas configurado en la cuenta de Udemy for Business a través de la función Gestión de usuarios.
- Los nombres de grupo a los que hayas asignado usuarios ya existen en tu cuenta de Udemy for Business.
- Las columnas "grupos" y "administrador de grupo para" pueden dejarse en blanco en caso de que sea posible.
- No añadas al propietario de la cuenta en el archivo CSV, puesto que recibirás un mensaje de error indicando que se puede cambiar la función del propietario. Ponte en contacto con el servicio de asistencia en el caso de que desees cambiar el propietario de la cuenta.
- Si añades un correo electrónico que se encuentre en Invitaciones pendientes, dicho usuario no se incluirá en la serie de nuevos usuarios añadidos cuando recibas un mensaje de que la carga se ha llevado a cabo correctamente porque ya ha sido previamente invitado.
- Los nombres de grupo y las direcciones de correo electrónico no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, ni detectan espacios.
- Puedes incluir varios nombres de grupo para cada usuario separando los nombres de grupo con un carácter de punto y coma ";". Asegúrate, no obstante, de que no existen espacios entre los grupos y el punto y coma que los separa (es decir, Marketing;Ventas;Nuevas contrataciones).
| correo electrónico | función | grupos | administrador de grupo para |
| jane@example.com | administrador | personal de rango superior | |
| joe@example.com | usuario | marketing;nuevas contrataciones | |
| bob@example.com | administrador de grupo | ventas | ventas |
Cómo añadir usuarios a los grupos (sólo para el Plan de empresa)
Mediante la inclusión de los nombres de grupo en la columna "grupos" de tu archivo CSV, puedes añadir usuarios a grupos existentes que hayas configurado dentro de la sección Gestión de usuarios de tu cuenta de Udemy for Business. Esta característica funciona para nuevos usuarios, para usuarios que hayas invitado, pero que no hayan iniciado sesión, y para usuarios existentes de tu cuenta.
Los nombres de los grupos en el archivo CSV deben coincidir exactamente con los nombres de los grupos en tu cuenta de Udemy for Business. Puedes agregar un usuario a varios grupos, incluyendo varios nombres de grupo en la columna "grupos", separados por un carácter de punto y coma ";".
Actualmente, no es posible eliminar usuarios de los grupos, ni crear nuevos grupos, mediante la importación de CSV.
Cómo cambiar las funciones de usuario
Al incluir al "usuario" o "administrador" en la columna "Función" de tu archivo CSV, puedes otorgar o suprimir el acceso de administrador. Esta característica funciona para nuevos usuarios, para usuarios que hayas invitado, pero que no hayan iniciado sesión, y para usuarios existentes de tu cuenta.
Los usuarios del Plan para empresas también pueden asignar un rol de administrador de grupo.
Cómo invitar a nuevos usuarios a tu cuenta
Al importar un archivo CSV que contenga nuevas direcciones de correo electrónico, se enviará un correo electrónico con invitaciones a tu cuenta de Udemy for Business a cada una de las personas incluidas en tu archivo CSV. Este mensaje de correo electrónico se puede redactar en la misma ventana que se utiliza para cargar tu archivo CSV. Ten en cuenta que solamente se puede utilizar un mensaje cada vez que se cargue un archivo CSV.
Actualmente, no es posible eliminar usuarios o grupos a través de la importación de CSV.
Notificaciones de correo electrónico
Se enviará automáticamente una notificación por correo electrónico a todos los usuarios nuevos incluidos en el archivo CSV que todavía no se hayan unido a la cuenta. Ten en cuenta que no se enviará una notificación por correo electrónico a ningún usuario que ya se haya unido a la cuenta.
En el caso de cargar otro archivo CSV en una fecha o momento posterior con la misma lista de usuarios, los usuarios que todavía no hayan iniciado sesión en su cuenta de Udemy for Business recibirán otra invitación por correo electrónico (tras la finalización correcta de esa importación de CSV).