Ajout d'utilisateurs via l'importation de fichier CSV

Cet article explique comment les administrateurs peuvent ajouter et gérer des utilisateurs à l'aide de la fonction d'importation de fichier CSV.

Actions que les administrateurs peuvent effectuer via la fonction d'importation de fichier CSV

Si vous êtes administrateur d'un compte Udemy for Business, vous pouvez utiliser la fonction d'importation de fichier CSV pour gérer plusieurs utilisateurs à la fois. Vous pouvez utiliser cette fonction aux fins suivantes :

• Importer en masse de nouveaux utilisateurs dans votre compte
• Ajouter en masse de nouveaux utilisateurs et des utilisateurs existants aux groupes
• Modifier en masse les rôles des utilisateurs (par exemple, du rôle « utilisateur » à « administrateur »)

Vous pouvez télécharger un exemple de fichier CSV ici.

Actions qui ne peuvent actuellement pas être effectuées

Actuellement, l'importation de fichier CSV ne peut pas être utilisée aux fins suivantes :

• Modifier le nom d'un utilisateur.
• Créer de nouveaux groupes.
• Supprimer des utilisateurs d'un groupe.
• Supprimer des utilisateurs de votre compte Udemy for Business.
• Réactiver des utilisateurs qui sont actuellement désactivés.

Si vous souhaitez utiliser ces fonctions ou d'autres fonctions Udemy for Business, contactez-nous.

Remarque :

• La fonction d'importation de fichier CSV n'est pas disponible pour les administrateurs de groupe.
• Actuellement, le modèle de fichier CSV n'est disponible qu'en anglais.
• Le fichier CSV doit être codé au format UTF-8 (voir ci-dessous).

Comment coder un fichier CSV au format UTF-8

Dans Microsoft Excel :

1. Sélectionnez « Enregistrer sous »> « Parcourir ». 
2. La fenêtre « Enregistrer sous » devrait maintenant apparaître. Enregistrez le type de fichier comme « CSV (séparateur : point-virgule) (*.csv) ». 
3. Dans la liste déroulante Outils, cliquez sur « Options web ». Une nouvelle fenêtre d'options web apparaît.
4.  Sous l'onglet « Codage », sélectionnez « UTF-8 ».
5. Cliquez sur « OK » et enregistrez le fichier.

Dans Google Sheets :

1. Cliquez sur « Fichier »> « Télécharger »
2. Sélectionnez « Valeurs séparées par des virgules (csv.) ». 
3. La feuille sera téléchargée au format UTF-8.

Si vous souhaitez utiliser ces fonctions ou d'autres fonctions Udemy for Business, contactez-nous.

Entreprises utilisant SCIM (System for Cross-domain Identity Management)

Si votre entreprise utilise SCIM, vous ne pourrez pas modifier les utilisateurs ou les groupes gérés dans votre fournisseur d'identité par le biais de l'importation de fichier CSV. Sur les pages Gérer les utilisateurs, une petite icône de lien s'affichera à côté du nom des utilisateurs et des groupes gérés par SCIM. Vous pouvez demander à votre équipe informatique de réaliser cette action par le biais de SCIM.

Vous pouvez  utiliser l'importation de fichier CSV pour attribuer des utilisateurs gérés par SCIM à des groupes non SCIM, ainsi que pour mettre à jour les rôles d'utilisateur.

Commencer à utiliser l'importation de fichier CSV

Pour accéder à la fonction d'importation de fichier CSV, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte Udemy for Business.
2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant Gérer en haut de l'écran.
3. Cliquez sur Invitez des utilisateurs en haut à droite, puis sur Importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV. Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre d'ajouter un message unique et de télécharger votre fichier CSV.
4. Envoyez votre fichier CSV. Pour plus d'informations sur le formatage, reportez-vous à la FAQ Formatage de fichier CSV ci-dessous.

Remarque : chaque fichier CSV que vous importez peut être accompagné d'un message. Vous pouvez modifier ce message dans la même fenêtre que celle qui apparaît lorsque vous envoyez votre fichier CSV. La limite de taille de fichier est de 1 Mo.

Formatage de votre fichier CSV

Les fichiers CSV peuvent définir l'e-mail, le rôle et le(s) groupe(s) pour les utilisateurs. Vous devez respecter certaines exigences de formatage standard pour que votre fichier CSV soit téléchargé avec succès.

• La ligne d'en-tête du fichier CSV doit contenir les éléments suivants : e-mail, rôle, groupes et administrateur de groupe. 
• Les rôles valides que vous pouvez attribuer à un utilisateur sont « utilisateur » ou « administrateur ». Les utilisateurs ayant un abonnement Enterprise peuvent également attribuer le rôle « administrateur de groupe » (voir ci-dessous).
• Tout espace vide dans la colonne de rôle sera automatiquement défini comme « utilisateur » si l'utilisateur est nouveau. Si vous laissez la colonne de rôle vide pour les utilisateurs existants, leur rôle restera le même, c'est-à-dire que si l'utilisateur est un administrateur, il sera toujours administrateur.
• Les colonnes « groupes » et « administrateur de groupe » peuvent rester vides.
• Les titres des colonnes et les rôles (p. ex. : administrateur de groupe, administrateur) dans la colonne correspondante doivent être saisis en anglais. En revanche, les valeurs (conditions) dans les autres cellules peuvent être localisées. Remarque : les noms de groupes peuvent être localisés à condition qu'ils correspondent aux noms de groupes créés sur le compte de votre organisation.

Formatage de groupe - Abonnement Enterprise uniquement

• Les noms des groupes auxquels vous attribuez des utilisateurs doivent correspondre aux noms des groupes existants que vous avez déjà configurés dans votre compte Udemy for Business via la fonction de gestion des utilisateurs.
• Les noms des groupes auxquels vous attribuez des utilisateurs doivent exister dans votre compte Udemy for Business.
• Les colonnes « groupes » et « administrateur de groupe » peuvent rester vides, le cas échéant.
• N'ajoutez pas le propriétaire du compte dans le fichier CSV, car vous recevrez un message d'erreur indiquant que vous ne pouvez pas modifier le rôle du propriétaire. Veuillez contacter le support si vous souhaitez modifier le propriétaire de compte. 
• Si vous ajoutez un e-mail qui se trouve dans Invitations en attente, l'utilisateur en question ne sera pas inclus dans le nombre de nouveaux utilisateurs ajoutés lorsque vous recevrez un message de téléchargement réussi, parce qu'il avait été invité précédemment.
• Les noms de groupe et les adresses e-mail ne sont pas sensibles à la casse ni aux espaces.
• Vous pouvez inclure plusieurs noms de groupes pour chaque utilisateur en séparant les noms des groupes par un point-virgule « ; ». Assurez-vous toutefois qu'il n'y a pas d'espace entre les groupes et le point-virgule qui les sépare (Marketing;Ventes;Nouvelles recrues).

e-mail	rôle	groupes	administrateur de groupe
jane@example.com	administrateur	personnel senior
joe@example.com	utilisateur	marketing;nouvelles recrues
bob@example.com	administrateur de groupe	ventes	ventes

 

Ajout d'utilisateurs à des groupes (abonnement Enterprise uniquement)

En incluant les noms des groupes dans la colonne « groupes » de votre fichier CSV, vous pouvez ajouter des utilisateurs aux groupes existants que vous avez configurés dans la section Gestion des utilisateurs de votre compte Udemy for Business. Cela fonctionne pour les nouveaux utilisateurs, pour les utilisateurs que vous avez invités mais qui ne se sont pas encore connectés, et pour les utilisateurs existants dans votre compte.

Les noms de groupes dans le fichier CSV doivent correspondre exactement aux noms de groupes dans votre compte Udemy for Business. Vous pouvez ajouter un utilisateur à plusieurs groupes en incluant plusieurs noms de groupes dans la colonne « groupes » et en les séparant par un point-virgule « ; ».

Actuellement, il est impossible de supprimer des utilisateurs de groupes ou de créer des groupes par le biais de l'importation de fichier CSV.

Modification des rôles d'utilisateur

En indiquant « utilisateur »  ou « administrateur » dans la colonne « rôle » de votre fichier CSV, vous pouvez accorder ou supprimer l'accès administrateur. Cela fonctionne pour les nouveaux utilisateurs, pour les utilisateurs que vous avez invités mais qui ne se sont pas encore connectés, et pour les utilisateurs existants dans votre compte.

Les utilisateurs ayant un abonnement Enterprise peuvent également attribuer un rôle d'administrateur de groupe.

Invitation de nouveaux utilisateurs dans votre compte 

L'importation d'un fichier CSV contenant de nouvelles adresses e-mail entraîne l'invitation de chaque personne correspondant à ces adresses à rejoindre votre compte Udemy for Business par e-mail. Ce message électronique peut être créé dans la même fenêtre que celle que vous utilisez pour télécharger votre fichier CSV. Un seul message peut être utilisé par téléchargement de fichier CSV.

Actuellement, il est impossible de supprimer des utilisateurs ou des groupes par le biais de l'importation de fichier CSV.

Notifications par e-mail

Une notification par e-mail sera automatiquement envoyée à tous les nouveaux utilisateurs inclus dans le fichier CSV qui n'ont pas encore rejoint le compte. Remarque : les utilisateurs qui ont déjà rejoint le compte ne recevront pas de notification par e-mail.

Si vous téléchargez un autre fichier CSV ultérieurement contenant la même liste d'utilisateurs, les utilisateurs qui doivent encore se connecter à leur compte Udemy for Business recevront un autre e-mail d'invitation (une fois l'importation du fichier CSV terminée).

Si vous souhaitez utiliser ces fonctions ou d'autres fonctions Udemy for Business, contactez-nous.