• Mise à jour en bloc des adresses e-mail des comptes de vos participants Udemy for Business

    Si votre organisation prévoit de modifier ses adresses e-mail professionnelles (utilisation d'un nouveau domaine d'e-mail ou modification du formatage des noms), contactez notre équipe de support avant d'effectuer ces modifications afin qu'elle puisse également coordonner les mises à jour de son côté. 

    Remarque : si votre compte Udemy for Business est intégré en mode authentification unique (SSO) avec System for Cross-domain Identity Management (SCIM) activé, alors les modifications devront uniquement être effectuées dans le répertoire Active Directory de votre fournisseur d'identité (IdP) SSO par l'administrateur SSO de votre organisation.

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  • Qu'est-ce que les administrateurs de groupe peuvent faire ?

    Les administrateurs de groupe aident à créer une implication efficace dans l'apprentissage à travers l'entreprise. Nous pensons que l'apprentissage se fait le mieux lorsque les responsables d'équipe ou les personnes directement concernées par les objectifs d'apprentissage des employés peuvent aider à faire progresser l'apprentissage.  La fonctionnalité Administrateur de groupe permet aux chefs d'équipe et aux managers d'orienter les participants vers les cours adaptés à leur développement professionnel. Les administrateurs de groupe peuvent également voir les rapports et les informations concernant leurs groupes, assigner des cours au sein de leurs groupes, gérer les utilisateurs de leurs groupes et inviter de nouveaux utilisateurs s'ils disposent des autorisations pour le faire.

    Les groupes peuvent avoir plusieurs administrateurs de groupe, et les administrateurs peuvent choisir si les administrateurs de groupe peuvent inviter et désactiver des utilisateurs dans les groupes qu'ils gèrent.

    Notez que la fonctionnalité Administrateur de groupe n'est disponible qu'avec l'abonnement Enterprise. 

    Les administrateurs de groupe sans autorisation d'invitation/désactivation peuvent :

    • Attribuer des cours aux utilisateurs et groupes, pour les groupes qu'ils gèrent
    • Afficher l'activité d'apprentissage des utilisateurs dans les groupes qu'ils gèrent
    • Ajouter des utilisateurs aux groupes qu'ils gèrent, si les utilisateurs possèdent déjà une licence Udemy for Business
    • Supprimer des utilisateurs des groupes qu'ils gèrent

    Les administrateurs de groupe avec autorisation d'invitation/désactivation peuvent effectuer toutes les actions ci-dessus, mais également :

    • Inviter de nouveaux utilisateurs dans l'organisation à l'aide du bouton Inviter de nouveaux utilisateurs, pour les groupes qu'ils gèrent
    • Inviter des utilisateurs de manière groupée en chargeant un fichier CSV 
    • Afficher les invitations en attente pour les groupes qu'ils gèrent en accédant à l'onglet Invitations en attente
    • Afficher les utilisateurs désactivés dans les groupes qu'ils gèrent en accédant à l'onglet Utilisateurs désactivés
    • Désactiver des utilisateurs de l'organisation, via les groupes qu'ils gèrent 

    Pour connaître la procédure permettant d'inviter des utilisateurs sur votre compte Udemy for Business et renvoyer des invitations en attente, veuillez cliquer ici.

    Autorisations détaillées de l'administrateur de groupe :

     

    Administrateurs

    Administrateur du groupe

    Inviter de nouveaux utilisateurs à rejoindre Udemy for Business

    Oui

    Oui : seulement s'ils disposent des autorisations pour inviter des utilisateurs dans les groupes qu'ils gèrent

    Approuver, rejeter, publier des cours personnalisés

    Oui

    Oui

    Créer des catégories de cours personnalisées

    Oui

    Oui

    Désigner d'autres administrateurs de groupe

    Oui 

    Non

    Importer des cours

    Oui

    Non

    Attribuer des cours à des utilisateurs

    Oui

    Oui

    Attribuer des cours à des groupes

    Oui

    Oui : uniquement pour les groupes qu'ils gèrent

    Créer de nouveaux groupes

    Oui

    Non

    Supprimer des groupes

    Oui

      Non

    Désactiver des utilisateurs d'Udemy for Business 

    Oui

    Oui : seulement s'ils disposent des autorisations pour désactiver des utilisateurs des groupes qu'ils gèrent

    Renvoyer ou annuler des invitations en attente

    Oui

    Oui : seulement s'ils disposent des autorisations pour inviter des utilisateurs dans les groupes qu'ils gèrent

    Modifier l'appartenance à des groupes pour les invitations en attente

    Oui

    Oui : seulement s'ils disposent des autorisations pour inviter des utilisateurs dans les groupes qu'ils gèrent

    Ajouter et supprimer des utilisateurs des groupes

    Oui

    Oui : uniquement pour les groupes qu'ils gèrent

    Ajouter des utilisateurs via l'importation de fichier CSV

    Oui

    Oui : seulement s'ils disposent des autorisations pour inviter et désactiver des utilisateurs des groupes qu'ils gèrent

    Voir les cours suivis par les membres du groupe

    Oui 

    Oui : uniquement pour les groupes qu'ils gèrent 

    Afficher et télécharger le registre d'appartenance aux groupes* voir ci-dessous pour plus de détails

    Oui

    Oui : uniquement pour les groupes qu'ils gèrent  

    Afficher et générer les rapports d'adoption de l'utilisateur, d'activité de l'utilisateur et de participation aux cours

    Oui

    Oui : uniquement pour les groupes qu'ils gèrent 

    Modifier les paramètres du compte

    Oui

    Non

    Approuver des domaines de messagerie électronique    

    Oui

    Non

     

    Les administrateurs de groupe peuvent-ils changer leur rôle d'administrateur de groupe pour redevenir de simples utilisateurs ?

    • Non, vous ne pouvez pas modifier votre propre rôle. Pour modifier son propre rôle, un administrateur de groupe doit contacter un administrateur.

    Les administrateurs de groupe peuvent-ils afficher les informations d'utilisateurs extérieurs aux groupes qu'ils gèrent ?

    • Non, les administrateurs de groupe ont accès uniquement aux utilisateurs des groupes qu'ils gèrent.

    Les administrateurs de groupe peuvent-ils tous renvoyer des invitations en attente ?

    • Non, les administrateurs de groupe peuvent afficher et renvoyer des invitations en attente seulement s'ils disposent des autorisations pour inviter et désactiver des utilisateurs des groupes qu'ils gèrent.

    Les administrateurs de groupe peuvent-ils tous par défaut inviter et désactiver des utilisateurs des groupes qu'ils gèrent ?

    • Non, les administrateurs doivent sélectionner cette autorisation pour les administrateurs de groupe lorsqu'ils définissent un administrateur pour un groupe, ou lorsqu'ils modifient les autorisations ou rôles des utilisateurs au sein de groupes. 

    Qui peut accéder au registre d'appartenance aux groupes ?

    • Les administrateurs peuvent accéder au registre d'appartenance aux groupes pour tous les groupes. Les administrateurs de groupe peuvent accéder au registre d'appartenance aux groupes uniquement pour les groupes dont ils sont administrateurs de groupe. Pour plus d'informations sur le registre d'appartenance aux groupes, veuillez cliquer ici.
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  • Utilisation des domaines de messagerie approuvés pour donner aux utilisateurs un accès en « libre-service » à Udemy for Business

    Nous avons deux façons de fournir à vos utilisateurs l'accès à votre compte Udemy for Business : par le biais de l'authentification unique (SSO) et par une invitation envoyée par les administrateurs/administrateurs de groupe.

    Cette fonctionnalité est une option supplémentaire si vous utilisez le processus d'invitation, ce qui permet à vos utilisateurs d'envoyer l'e-mail d'invitation eux-mêmes depuis votre page d'accueil de compte (par ex., company.udemy.com), une fois qu'ils utilisent un domaine de messagerie approuvé/vérifié qui a été préconfiguré par vous, l'administrateur.

    Dans les Paramètres de la page Accès utilisateur, les administrateurs peuvent spécifier un domaine de messagerie (ou plusieurs domaines) qui sont approuvés pour rejoindre votre compte Udemy for Business.

    user_access_settings.png

    Cette fonctionnalité est à la fois disponible pour les abonnements Team et Enterprise, mais la définition du domaine de messagerie approuvé sur la page Accès utilisateur n'est accessible que par les propriétaires et les administrateurs, pas par les administrateurs de groupe.

    Vous pouvez partager l'URL de la page d'accueil de votre compte Udemy for Business avec les utilisateurs et les groupes dans l'organisation qui devraient y avoir accès, par exemple, par Slack, e-mail, intranet ou simplement en ajoutant le lien de votre système de gestion d'apprentissage (LMS).

    Lorsqu'un utilisateur accède à l'URL de la page d'accueil de votre compte, il peut saisir son adresse e-mail pour se connecter une fois que l'adresse e-mail saisie correspond à un domaine de messagerie approuvé qui a été prédéfini par l'administrateur.

    login.png

    Après avoir saisi une adresse e-mail approuvée, une instruction apparait à l'écran afin de consulter les e-mails pour l'invitation. C'est de cette manière que nous vérifions l'adresse e-mail de l'utilisateur.

    check_your_email.png

    Au moment de l'envoi de l'invitation, une licence est accordée à l'utilisateur, semblable à une invitation en attente.

    L'utilisateur reçoit l'e-mail d'invitation et clique sur le lien dans l'invitation pour procéder à une inscription normale en ajoutant son nom et son mot de passe.

    Si l'adresse e-mail saisie par l'utilisateur ne correspond pas au domaine de messagerie approuvé, le message ci-dessous s'affiche et l'utilisateur ne pourra pas s'inscrire.

    not_invited.png

    Si aucune licence n'est disponible, le message ci-dessous s'affiche pour que l'utilisateur contacte son responsable ou le service informatique.

    no_licenses.png

    Les utilisateurs se connectant avec le processus de domaine de messagerie approuvé apparaitront sur l'écran Invitations en attente dans la section Gérer les utilisateurs, mais ils seront distingués par la mention « Invité par e-mail approuvé ».

    pending_invitations.png

    Cette fonctionnalité est à la fois disponible pour les abonnements Team plan et Enterprise plan, mais la définition du domaine de messagerie approuvé sur la page Accès utilisateur n'est accessible que par les propriétaires et les administrateurs, pas par les administrateurs de groupe.

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  • Suppression des données à caractère personnel d'un utilisateur

    Une fois que l'utilisateur a été désactivé, si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer définitivement ses données à caractère personnel afin de vous conformer au RGPD ou pour tout autre objectif similaire.

    La suppression des données à caractère personnel permet d'anonymiser les informations sur l'utilisateur, mais l'historique d'utilisation de ces données est conservé à des fins de rapport. Cela signifie que le nombre d’inscriptions et de minutes de cours consommées sera inclus dans le nombre total d'inscriptions et de minutes de cours consommées de l’entreprise. Toutefois, les données ne seront pas liées au nom de l’utilisateur, aux groupes auxquels il a pu appartenir ou aux titres de cours qu'il a suivis. 

    Pour supprimer les données à caractère personnel d'un utilisateur, vous devez désactiver le compte de l'utilisateur en recherchant son nom ou son adresse e-mail. Une fois que vous avez trouvé l'utilisateur, cliquez sur le menu des actions à droite de la liste et suivez les instructions de l'option Désactiver l'utilisateur. Pour en savoir plus, cliquez ici.

    delete_user_pii.png

    Une fois le compte de l'utilisateur désactivé, vous pouvez utiliser le menu des actions à droite de la liste, et cliquer sur l'option Supprimer les données à caractère personnel de l'utilisateur du menu. Des instructions et des informations supplémentaires vous sont alors présentées sur la suppression des données à caractère personnel de l'utilisateur et vous devez cocher la case pour confirmer que vous avez compris.

    delete_pii.png

    La suppression des données à caractère personnel entraîne la suppression de toutes les informations personnelles de cet utilisateur, et remplace toutes les références à ces informations par une étiquette « Utilisateur anonyme » dans Udemy for Business.

    Le nombre total d'utilisateurs dont les données à caractère personnel ont été supprimées est affiché dans une notification sur la page Utilisateurs désactivés. Le filtre Utilisateurs désactivés est accessible dans la section Attribution de licence dans Gérer les utilisateurs.

    deactivated_users.png

    Vous pouvez consulter les données agrégées dans les rapports sur les utilisateurs anonymes dont les données à caractère personnel ont été supprimées. Remarque : il n'existe aucun moyen de récupérer les données à caractère personnel des utilisateurs anonymisés ou de les lier aux cours et aux groupes. La suppression des données à caractère personnel est définitive. 

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  • Réactivation d'un compte utilisateur précédemment désactivé

    Si vous voulez réactiver le compte d'un utilisateur après une désactivation temporaire (dans le cas d'un employé en congé prolongé ou du retour d'un sous-traitant) ou si vous souhaitez annuler une désactivation, vous pouvez utiliser l'option Réactiver l'utilisateur.

    Vous ne pouvez réactiver un compte utilisateur que s'il a été précédemment désactivé. Pour voir vos comptes utilisateur désactivés, utilisez le filtre « Désactivé » dans la barre latérale du menu de la page Gérer les utilisateurs.  

    Pour réactiver le compte d'un utilisateur, cliquez sur les ellipses (ou le menu d'actions) à droite du nom de l'utilisateur, puis sélectionnez Réactiver l'utilisateur.

    reactivate_user.png

    Avant de confirmer la réactivation, des informations supplémentaires vous seront présentées.

    reactivate_user_II.png

    Une fois le compte utilisateur réactivé, l'utilisateur recevra automatiquement une nouvelle licence et pourra accéder à son compte comme avant, via l'authentification unique (s'il en a l'autorisation) ou à l'aide de son adresse e-mail et de son mot de passe. Il pourra reprendre ses cours, là où il les avait interrompus.

    Après avoir réactivé un compte utilisateur, vous devez l'en informer pour qu'il sache qu'il a à nouveau accès à Udemy for Business. 

    Remarque : si vous utilisez l'authentification unique pour l'accès à Udemy for Business et que vous souhaitez réactiver un compte utilisateur dont l'authentification a été précédemment désactivée, vous devez rétablir les droits d'accès auprès du fournisseur d'authentification unique.

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  • Comment désigner un utilisateur comme administrateur d'un groupe ?

    Les administrateurs de groupe aident à créer une implication efficace dans l'apprentissage à travers l'entreprise. Nous pensons que l'apprentissage se fait le mieux lorsque les responsables d'équipe ou les personnes directement concernées par les objectifs d'apprentissage des employés peuvent aider à faire progresser l'apprentissage. La fonctionnalité d'administrateur de groupe permet aux chefs d'équipe et aux managers d'orienter les participants vers les cours adaptés à leur développement professionnel. Les administrateurs de groupe peuvent également voir les rapports et les informations concernant leurs groupes, assigner des cours au sein de leurs groupes, gérer les utilisateurs de leurs groupes et inviter de nouveaux utilisateurs si les autorisations nécessaires leur sont accordées.

    Notez que la fonctionnalité Administrateur de groupe n'est disponible qu'avec l'abonnement Enterprise.

    Comment attribuer à quelqu'un le rôle d'administrateur de groupe ?

    1. Accédez à Gérer › Gérer les utilisateurs
    2. Sélectionnez l'utilisateur à qui vous souhaitez attribuer le rôle d'administrateur de groupe
    3. Cliquez sur les ellipses, puis sur Modifier le rôle
    4. Sélectionnez Administrateur de groupe et cliquez sur Autoriser l'utilisateur à désactiver des utilisateurs et à en inviter aux groupes qu'il gère si vous souhaitez lui accorder cette autorisation
    5. Sélectionnez les groupes pour lesquels l'utilisateur sera un administrateur de groupe
    6. Un e-mail est automatiquement envoyé pour informer l'utilisateur de son nouveau rôle

    Si vous devez modifier ou supprimer les privilèges d'administrateur de groupe pour un utilisateur, vous pouvez le faire en suivant les mêmes étapes que celles décrites ci-dessus. Toutes les actions impliquant l'ajout et la suppression de membres d'un groupe sont consignées dans un « registre d'appartenance au groupe », accessible et téléchargeable par les administrateurs de groupe et les administrateurs (voir ci-dessous pour plus de détails).

    • Les groupes peuvent avoir plusieurs administrateurs de groupe.
    • Les administrateurs peuvent créer des administrateurs de groupe en bloc via le chargement d'un fichier CSV.
    • Ils peuvent également inviter des utilisateurs directement à être administrateurs de groupe
    • Les administrateurs peuvent choisir d'autoriser ou non les administrateurs de groupe à désactiver des utilisateurs et à en inviter aux groupes qu'ils gèrent
    • Enfin, ils peuvent modifier un rôle lorsqu'une invitation est en attente

    Pour en savoir plus sur les administrateurs de groupe et les autorisations qui leur sont accordées, cliquez ici.

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  • Comment ajouter des utilisateurs à un groupe (utilisateurs avec abonnement Enterprise uniquement)

    La création de groupes d'utilisateurs est un moyen de segmenter votre base d'utilisateurs en groupes spécifiques afin de générer des rapports. Par exemple, vous pouvez créer des groupes correspondant à certains services de votre entreprise ou organisation (p. ex., Marketing ou Finances). Si vous avez créé des groupes dans votre compte et que vous êtes prêt à y ajouter des utilisateurs, cet article vous explique comment procéder.

    Pour en savoir plus sur la création d'un groupe d'utilisateurs, cliquez ici. Pour en savoir plus sur l'ajout d'utilisateurs à votre compte, consultez cet article.

    Ajout d'utilisateurs à un groupe

    Une fois que vous avez créé des groupes dans votre compte, vous pouvez leur attribuer des utilisateurs en suivant les étapes suivantes :

    1) Accédez à Gérer en haut de la page, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs

    2) Localisez l'utilisateur en saisissant son nom ou son adresse e-mail dans l'outil de recherche

    Remarque : vous pouvez également affecter à des groupes des utilisateurs ayant des invitations en attente. Vous pouvez accéder à ces utilisateurs en cliquant sur Invitations en attente sous Gérer les utilisateurs sur le côté gauche de la page.

    search_tool.png

    3) Une fois que vous avez trouvé l'utilisateur que vous souhaitez ajouter à un groupe, cliquez sur les ellipses à droite de l'icône de son profil. Vous pouvez également accéder à ces options sur la page du profil de l'utilisateur

    4) Sélectionnez Ajouter à un groupe.

    add_to_group.png

     5) Sélectionnez le ou les groupes auxquels vous souhaitez ajouter l'utilisateur.

    add_users_to_group.png

    6) Cliquez sur Enregistrer les modifications

    Ajout en bloc d'utilisateurs à des groupes en important un fichier CSV

    Vous pouvez également ajouter des utilisateurs à des groupes en important un fichier CSV. Pour en savoir plus sur l'ajout en bloc d'utilisateurs à votre compte et à vos groupes, cliquez ici.

    Comment supprimer un utilisateur d'un groupe

    Pour supprimer un utilisateur d'un groupe, suivez les étapes ci-dessous :

    1. Cliquez sur l'icône des ellipses à droite de son profil, puis sur Modifier les groupes.
    2. Cliquez sur la case située à gauche du ou des groupes dont vous souhaitez supprimer l'utilisateur (pour la décocher).
    3. Ensuite, cliquez sur Enregistrer les modifications.

    Pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs et des groupes dans votre compte, consultez notre article sur la gestion des utilisateurs.

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  • Suppression d'utilisateurs d'un groupe (abonnement Enterprise uniquement)

    Si vous devez supprimer un utilisateur d'un groupe spécifique, vous pouvez le faire rapidement en suivant les étapes ci-dessous :

    1. Cliquez sur les ellipses sur le côté droit de son profil, puis sur Modifier l'appartenance aux groupes.

    edits_group_membership.png

    2. Cliquez sur la case à gauche du ou des groupes dont vous souhaitez supprimer un utilisateur (afin de décocher la case).

    edit_groups.png

    3. Ensuite, cliquez sur Enregistrer les modifications

    Pour en savoir plus sur la création et la modification des groupes et sur l'ajout d'utilisateurs dans ceux-ci, cliquez ici.

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  • Gestion des utilisateurs

    Gérez les utilisateurs ayant accès à votre compte Udemy for Business. Découvrez les cours que les utilisateurs suivent et comment ces derniers apprennent sur Udemy.

    Pour les comptes à abonnement Enterprise, les fonctions Insights fournissent une vue encore plus détaillée de l'activité des utilisateurs. Ces informations détaillées peuvent également être consultées pour des groupes d'utilisateurs.

    Accès à la gestion des utilisateurs

    Pour accéder à la gestion des utilisateurs, suivez les étapes suivantes :

    1. Connectez-vous à votre compte Udemy for Business.
    2. Cliquez sur Gérer en haut à droite de la page, puis sélectionnez Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant.

    manage_users.png

    Gestion de l'accès à votre compte Udemy for Business

    Invitation des utilisateurs

    Pour savoir comment inviter des utilisateurs à rejoindre votre compte Udemy for Business et renvoyer des invitations en attente, cliquez ici.

    Suppression d'utilisateurs

    Pour obtenir des instructions sur la suppression et la désactivation d'un utilisateur de votre compte, cliquez ici.

    Gestion des utilisateurs pouvant administrer votre compte Udemy for Business

    Les administrateurs sont des utilisateurs pouvant réaliser les opérations suivantes :

    • Ajouter et supprimer des utilisateurs de votre compte.
    • Modifier les rôles des utilisateurs.
    • Accéder aux cours et aux données des utilisateurs (abonnement Enterprise uniquement).
    • Créer et gérer des groupes (abonnement Enterprise uniquement).

    Pour savoir comment modifier le rôle d'un utilisateur et consulter quels utilisateurs possèdent le statut d'administrateur, cliquez ici.

    Affichage de l'adoption des utilisateurs

    Le tableau de bord d'adoption des utilisateurs vous aide à comprendre combien et quels utilisateurs de votre entreprise se sont connectés à votre compte Udemy for Business et ont commencé à l'utiliser. En savoir plus.

    Affichage des cours suivis par vos utilisateurs

    Les administrateurs peuvent voir à quels cours les utilisateurs de leur compte se sont inscrits en procédant comme suit :

    1. Retrouvez l'utilisateur en saisissant son nom ou son adresse e-mail dans l'outil de recherche situé sous Tous les utilisateurs.
    2. Cliquez sur le nom de l'utilisateur pour voir les cours auxquels il s'est inscrit ainsi que sa progression.

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    Création de groupes et affichage des données de vos équipes et de vos départements (utilisateurs d'un abonnement Enterprise)

    Si votre compte comporte de nombreux utilisateurs, vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs qui correspondent aux équipes ou aux départements de votre entreprise pour connaître l'adoption et l'activité des utilisateurs et obtenir des analyses des cours suivis par ces groupes.

    Création, modification ou suppression d'un groupe

    Pour savoir comment créer, modifier ou supprimer un groupe, cliquez ici.

    Ajout et suppression d'utilisateurs dans des groupes

    Pour savoir comment ajouter et supprimer des utilisateurs dans un groupe, cliquez ici.

    Affichage des données d'un groupe (abonnement Enterprise uniquement)

    Vous pouvez afficher l'adoption des utilisateurs, les analyses des cours et les rapports d'activité des utilisateurs pour un groupe spécifique. Après avoir ouvert un tableau de bord d'analyse, utilisez le filtre Groupe situé en haut de la page pour afficher les données d'un groupe spécifique.

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  • Invitation des utilisateurs

    Pour ajouter des utilisateurs, accédez à l'onglet Gérer en haut à droite de votre compte et cliquez sur Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant. Vous pouvez ajouter des utilisateurs de deux façons :

    1. Cliquez sur le bouton rouge Inviter de nouveaux utilisateurs pour inviter des personnes une par une.
    2. Importez des utilisateurs par lot à partir d'un fichier CSV

    invite_users.png

    Les utilisateurs invités reçoivent alors par e-mail une invitation à rejoindre Udemy for Business. L'objet de l'e-mail inclut le nom du compte Udemy for Business de votre entreprise. Par exemple : Invitation à rejoindre le compte de Entreprise. L'e-mail d'invitation est envoyé à partir d'une adresse e.udemymail.com, devant laquelle s'affiche également l'adresse e-mail de l'administrateur qui envoie l'invitation. Par exemple, jean.dupond@entreprise.com via e.udemymail.com.

    Après avoir invité des utilisateurs à rejoindre votre compte, un e-mail d'invitation leur est envoyé automatiquement. L'e-mail associe les utilisateurs à votre compte Udemy for Business, sur lequel ils peuvent saisir leur nom et leur adresse e-mail, créer un mot de passe, se connecter pour la première fois et commencer leur apprentissage. Si un utilisateur ne répond pas à l'e-mail d'invitation sous 48 heures, le système lui envoie automatiquement un rappel. 

    Invitations en attente et renvoi

    Pour afficher la page Invitations en attente, cliquez sur Invitations en attente en haut à gauche de l'écran Gérer les utilisateurs.

    Sur la page Invitations en attente, vous pouvez voir les utilisateurs qui n'ont pas encore accepté leur invitation et renvoyer ou annuler des invitations pour des utilisateurs spécifiques en cliquant sur l'icône correspondante. Vous pouvez également renvoyer les invitations en attente à tous les utilisateurs en même temps en cliquant sur Tout renvoyer en haut à droite de la page.

    Le nom de la personne ayant envoyé l'invitation s'affiche également dans les invitations en attente si elle a envoyé des invitations individuelles ou téléchargé en bloc les adresses e-mail des utilisateurs en important un fichier CSV.  Si vous avez envoyé l'invitation à l'utilisateur, la mention « Invité par moi » s'affiche.

    Remarque : Internet Explorer ne permet pas de copier des champs Excel et de les coller dans l'outil d'invitation des utilisateurs. Les utilisateurs doivent utiliser Chrome ou un autre navigateur. 

    Si vous avez activé l'authentification unique, vous n'avez pas besoin d'inviter les utilisateurs un par un ni de les importer à partir d'un fichier CSV.

    Inscrire sur liste verte des e-mails

    Si le pare-feu de votre entreprise est plutôt restrictif, c'est-à-dire s'il bloque certains sites fréquemment utilisés, il vous faudra inscrire sur liste verte les e-mails Udemy ci-dessous afin de recevoir les e-mails d'invitation et d'utiliser la fonction de réinitialisation du mot de passe :

    • a) udemy.com 
    • b) udemymail.com
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  • Ajout d'utilisateurs via l'importation de fichier CSV

    Si vous êtes administrateur d'un compte Udemy for Business, vous pouvez utiliser la fonction d'importation de fichier CSV pour gérer plusieurs utilisateurs à la fois. Vous pouvez utiliser cette fonction aux fins suivantes :

    • Importer en masse de nouveaux utilisateurs dans votre compte
    • Ajouter en masse de nouveaux utilisateurs et des utilisateurs existants aux groupes
    • Modifier en masse les rôles des utilisateurs (par exemple, du rôle « utilisateur » à « administrateur »)

    Vous pouvez télécharger un exemple de fichier CSV ici (remarque : actuellement, le modèle CSV n'est disponible qu'en anglais).

    La fonction d'importation de fichier CSV n'est pas disponible pour les administrateurs de groupe

    Démarrage de l'importation de fichier CSV

    Pour accéder à la fonction d'importation de fichier CSV, procédez comme suit :

    1. Connectez-vous à votre compte Udemy for Business.
    2. Sélectionnez Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant Gérer en haut de l'écran.
    3. Cliquez sur Invitez des utilisateurs en haut à droite, puis sur Importer des utilisateurs à partir d'un fichier CSV. Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre d'ajouter un message unique et de télécharger votre fichier CSV.
    4. Envoyez votre fichier CSV. Pour plus d'informations sur le formatage, reportez-vous à la FAQ Formatage de fichier CSV ci-dessous.

    Remarque : chaque fichier CSV que vous importez peut être accompagné d'un message. Vous pouvez modifier ce message dans la même fenêtre que celle qui apparaît lorsque vous envoyez votre fichier CSV. La limite de taille de fichier est de 1 Mo.

    Formatage de fichier CSV

    Les fichiers CSV peuvent définir l'e-mail, le rôle et le(s) groupe(s) pour les utilisateurs. Vous devez respecter certaines exigences de formatage standard pour que votre fichier CSV soit téléchargé avec succès.

    • La ligne d'en-tête du fichier CSV doit contenir les éléments suivants : e-mail, rôle, groupes et administrateur de groupe. 
    • Les rôles valides que vous pouvez attribuer à un utilisateur sont « utilisateur » ou « administrateur ». Les utilisateurs ayant un abonnement Enterprise peuvent également attribuer le rôle « administrateur de groupe » (voir ci-dessous).
    • Tout espace vide dans la colonne de rôle sera automatiquement défini comme « utilisateur » si l'utilisateur est nouveau. Si vous laissez la colonne de rôle vide pour les utilisateurs existants, leur rôle restera le même, c'est-à-dire que si l'utilisateur est un administrateur, il sera toujours administrateur.
    • Les colonnes « groupes » et « administrateur de groupe » peuvent rester vides.
    • Les titres des colonnes et les rôles (p. ex. : administrateur de groupe, administrateur) dans la colonne correspondante doivent être saisis en anglais. En revanche, les valeurs (conditions) dans les autres cellules peuvent être localisées. Remarque : les noms de groupes peuvent être localisés à condition qu'ils correspondent aux noms de groupes créés sur le compte de votre organisation.

    Formatage de groupe - Abonnement Enterprise uniquement

    • Les noms des groupes auxquels vous attribuez des utilisateurs doivent correspondre aux noms des groupes existants que vous avez déjà configurés dans votre compte Udemy for Business via la fonction de gestion des utilisateurs.
    • Les noms des groupes auxquels vous attribuez des utilisateurs doivent exister dans votre compte Udemy for Business.
    • Les colonnes « groupes » et « administrateur de groupe » peuvent rester vides, le cas échéant.
    • N'ajoutez pas le propriétaire du compte dans le fichier CSV, car vous recevrez un message d'erreur indiquant que vous ne pouvez pas modifier le rôle du propriétaire. Veuillez contacter le support si vous souhaitez modifier le propriétaire de compte. 
    • Si vous ajoutez un e-mail qui se trouve dans Invitations en attente, l'utilisateur en question ne sera pas inclus dans le nombre de nouveaux utilisateurs ajoutés lorsque vous recevrez un message de téléchargement réussi, parce qu'il avait été invité précédemment.
    • Les noms de groupe et les adresses e-mail ne sont pas sensibles à la casse ni aux espaces.
    • Vous pouvez inclure plusieurs noms de groupes pour chaque utilisateur en séparant les noms des groupes par un point-virgule « ; ». Assurez-vous toutefois qu'il n'y a pas d'espace entre les groupes et le point-virgule qui les sépare (Marketing;Ventes;Nouvelles recrues).
    e-mail rôle groupes administrateur de groupe
    jane@example.com administrateur personnel senior  
    joe@example.com utilisateur marketing;nouvelles recrues  
    bob@example.com administrateur de groupe   ventes

    Ajout d'utilisateurs à des groupes (abonnement Enterprise uniquement)

    En incluant les noms des groupes dans la colonne « groupes » de votre fichier CSV, vous pouvez ajouter des utilisateurs aux groupes existants que vous avez configurés dans la section Gestion des utilisateurs de votre compte Udemy for Business. Cela fonctionne pour les nouveaux utilisateurs, pour les utilisateurs que vous avez invités mais qui ne se sont pas encore connectés, et pour les utilisateurs existants dans votre compte.

    Les noms de groupes dans le fichier CSV doivent correspondre exactement aux noms de groupes dans votre compte Udemy for Business. Vous pouvez ajouter un utilisateur à plusieurs groupes en incluant plusieurs noms de groupes dans la colonne « groupes » et en les séparant par un point-virgule « ; ».

    Actuellement, il est impossible de supprimer des utilisateurs de groupes ou de créer des groupes par le biais de l'importation de fichier CSV.

    Modification des rôles d'utilisateur

    En indiquant « utilisateur »  ou « administrateur » dans la colonne « rôle » de votre fichier CSV, vous pouvez accorder ou supprimer l'accès administrateur. Cela fonctionne pour les nouveaux utilisateurs, pour les utilisateurs que vous avez invités mais qui ne se sont pas encore connectés, et pour les utilisateurs existants dans votre compte.

    Les utilisateurs ayant un abonnement Enterprise peuvent également attribuer un rôle d'administrateur de groupe.

    Invitation de nouveaux utilisateurs dans votre compte 

    L'importation d'un fichier CSV contenant de nouvelles adresses e-mail entraîne l'invitation de chaque personne correspondant à ces adresses à rejoindre votre compte Udemy for Business par e-mail. Ce message électronique peut être créé dans la même fenêtre que celle que vous utilisez pour télécharger votre fichier CSV. Un seul message peut être utilisé par téléchargement de fichier CSV.

    Actuellement, il est impossible de supprimer des utilisateurs ou des groupes par le biais de l'importation de fichier CSV.

    Notifications par e-mail

    Une notification par e-mail sera automatiquement envoyée à tous les nouveaux utilisateurs inclus dans le fichier CSV qui n'ont pas encore rejoint le compte. Remarque : les utilisateurs qui ont déjà rejoint le compte ne recevront pas de notification par e-mail.

    Si vous téléchargez un autre fichier CSV ultérieurement contenant la même liste d'utilisateurs, les utilisateurs qui doivent encore se connecter à leur compte Udemy for Business recevront un autre e-mail d'invitation (une fois l'importation du fichier CSV terminée).

    Certaines opérations actuellement indisponibles

    Actuellement, l'importation de fichier CSV ne peut pas être utilisée aux fins suivantes :

    • Modifier le nom d'un utilisateur.
    • Créer de nouveaux groupes.
    • Supprimer des utilisateurs d'un groupe.
    • Supprimer des utilisateurs de votre compte Udemy for Business.
    • Réactiver des utilisateurs qui sont actuellement désactivés.

    Si vous souhaitez utiliser ces fonctions ou d'autres fonctions Udemy for Business, contactez-nous.

    Lire l'article
  • Ajout d'utilisateurs avec l'authentification unique

    Si vous avez configuré l'authentification unique, vous n'avez pas besoin d'inviter manuellement tous les utilisateurs. Vous trouverez ici plus d'informations sur nos exigences en matière d'authentification unique.

    Lire l'article
  • Attribution du rôle d'administrateur à un utilisateur

    Pour modifier les autorisations d'un utilisateur, cliquez sur les points de suspension à droite du nom de l'utilisateur, puis sélectionnez Modifier le rôle. Sélectionnez Administrateur, puis cliquez sur Enregistrer.

    Vous pouvez également attribuer le rôle d'administrateur à un utilisateur en important un fichier CSV. Pour plus d'informations à ce sujet, cliquez ici.

    edit_role.png

    edit_role.png

    Les utilisateurs qui disposent d'un abonnement d'entreprise peuvent également attribuer le rôle d'administrateur de groupe. Pour plus d'informations sur ce rôle, cliquez ici.

    Comment vérifier si un utilisateur a le rôle d'administrateur ?

    Vous pouvez vérifier si un utilisateur a un accès d'administrateur en sélectionnant le filtre Administrateurs dans le menu déroulant en haut de la page Gérer les utilisateurs.

    Lire l'article
  • Créer des groupes d'utilisateurs (utilisateurs avec abonnement Enterprise uniquement)

    La création de groupes d'utilisateurs est une fonctionnalité en option vous permettant de segmenter votre base d'utilisateurs en groupes spécifiques afin de générer des rapports. Par exemple, les groupes peuvent être créés par service (par exemple : marketing ou finances) ou par emplacement de bureaux (par exemple : San Francisco ou Londres). Vous pouvez ajouter le même utilisateur à plusieurs groupes.

    Si vous prévoyez d'utiliser cette fonctionnalité, nous vous recommandons de créer tous vos groupes avant d'inviter les utilisateurs à rejoindre votre compte. Vous pourrez ainsi ajouter vos utilisateurs à des groupes avant de les inviter à rejoindre votre compte, ce qui vous permettra de recueillir les données d'apprentissage par groupe dès le début. Par ailleurs, cela vous évitera d'avoir à ajouter des utilisateurs aux groupes ultérieurement.

    Comment créer un groupe d'utilisateurs ?

    Pour créer un groupe, suivez les étapes décrites ci-dessous :

    1. Accédez à l'onglet Gérer en haut de l'écran et cliquez sur Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant.

    manage_users.png

    2. Cliquez sur Nouveau groupe en bas à gauche de la page.

    3. Saisissez le nom du groupe.

    4. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs administrateurs de groupe pour gérer le groupe. Pour en savoir plus sur les administrateurs de groupe, cliquez ici.

    5. Cliquez sur Créer un groupe.

    Vous pouvez également ajouter des utilisateurs à des groupes en important un fichier CSV. Cliquez ici pour obtenir plus d'informations.

    create_group.png

    Remarque : les seules informations d'utilisateur que nous collectons sont le prénom, le nom et l'adresse e-mail utilisés pour créer le compte. Les autres informations ajoutées par les utilisateurs à leur profil, telles que les comptes de réseaux sociaux, ne sont pas collectées et ne peuvent donc pas être incluses dans des rapports.

    Les administrateurs peuvent ajouter des utilisateurs à des groupes par emplacement, fonction, etc. afin de créer des rapports sur ces groupes et d'assigner des cours aux utilisateurs qui s'y trouvent. Malheureusement, les données provenant des systèmes d'information de gestion des ressources humaines, telles que le responsable du recrutement, la date de prise de poste, l'emplacement, la fonction et le niveau hiérarchique, ne sont pas prises en compte dans les profils des utilisateurs Udemy for Business et ne peuvent donc pas faire l'objet d'un rapport. Pour obtenir plus d'informations sur la génération de rapports, reportez-vous à cet article de support.

    Supprimer/Modifier des groupes d'utilisateurs

    Pour supprimer un groupe, modifier son nom ou télécharger la liste de ses utilisateurs, cliquez sur le nom du groupe. Ensuite, cliquez sur l'icône représentant des points de suspension à droite du titre du groupe. Cela vous permettra d'afficher les options suivantes : Exporter ce groupe, Registre d'appartenance au groupe, Modifier le nom du groupe et Supprimer ce groupe.

    edit_remove_group.png

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  • Ajouter des licences à votre compte

    Vous pouvez ajouter facilement des licences à votre compte Udemy for Business afin de continuer à offrir des opportunités d'apprentissage à vos employés. Si vous disposez d'un abonnement Enterprise et que vous avez besoin de licences supplémentaires, cliquez sur l’icône Contactez-nous.

    Si vous disposez d'un abonnement Team, suivez les instructions ci-dessous pour ajouter des licences à votre compte. Remarque: le prix total d'un abonnement Team est calculé au prorata en fonction de la date du jour et de la date de fin de votre abonnement annuel.

    Pour ajouter des licences au compte associé à l'abonnement Team, accédez à Gérer > Facturation.

    billing_2.png

    Sous Abonnement,cliquez sur Acheter plus de licences pour votre abonnement TeamSélectionnez le nombre de licences supplémentaires souhaitées, puis continuez vers la page de paiement.

    Toutefois, si le nombre de licences achetées dépasse 20, cliquez sur l'option Mettre à niveau.

    UFB_Upgrade_.png

    Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Mettre à niveau, vous serez invité à renseigner des informations supplémentaires sur ce formulaire. Une fois le formulaire rempli, un membre de notre équipe commerciale reviendra vers vous pour vous assister avec la requête.

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  • Supprimer un utilisateur de votre compte - Désactiver un utilisateur

    Si un employé a quitté votre entreprise, vous pouvez le supprimer de votre compte afin de libérer une licence qui peut être utilisée par un nouvel employé.

     

    Si vous souhaitez supprimer un utilisateur de votre compte, suivez les étapes ci-dessous :

    1. Sélectionnez Gérer les utilisateurs dans le menu déroulant Gérer en haut de la page.

    2. Retrouvez l'utilisateur en saisissant son nom ou son adresse e-mail dans la zone de recherche située sous Tous les utilisateurs.

    search_user.png

    3. Pour supprimer un utilisateur de votre compte, cliquez sur les ellipses (ou le menu d'actions) à droite du nom de l'utilisateur, puis sélectionnez Désactiver l'utilisateur.

    deactivate_user.png

    Avant de confirmer la désactivation, des instructions et des informations supplémentaires vous seront présentées sur la désactivation d'un utilisateur.

    confirm_deactivation.png

    Une fois désactivé, l'utilisateur ne peut plus se connecter à votre compte Udemy for Business avec une adresse e-mail et un mot de passe.

    Remarque : à moins d'avoir été retirés de l'authentification unique, les utilisateurs pourront toujours accéder à Udemy for Business par authentification unique même s'ils ont été désactivés sur votre compte. Votre équipe informatique, ou l'équipe chargée de l'intégration de l'authentification unique à Udemy for Business, peut vous aider à retirer cette fonction afin d'empêcher les utilisateurs d'accéder à votre compte par le biais de celle-ci. 

    Toutes les données associées à l'apprentissage des utilisateurs désactivés et à l'utilisation de leur compte seront conservées dans vos analyses et rapports. Vous pouvez accéder à une liste répertoriant tous vos utilisateurs désactivés en utilisant le filtre situé dans le menu latéral gauche de la zone Gérer les utilisateurs.

    deactivated_users.png

    Si vous devez annuler une désactivation (suite à une erreur par exemple) ou si vous souhaitez qu'un utilisateur ait de nouveau accès à votre compte après avoir été temporairement désactivé, vous pouvez utiliser l'option Réactiver l'utilisateur. Pour en savoir plus à ce sujet, cliquez ici.

    Une fois que l'utilisateur a été désactivé, si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer définitivement ses données à caractère personnel afin de vous conformer au RGPD ou pour tout autre objectif similaire. Pour savoir comment supprimer les données à caractère personnel des utilisateurs, cliquez ici.

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